El Playbook de LinkedIn para organizadores de eventos
El plan de ocho semanas para vuestro evento en LinkedIn: tareas claras para organizadores, ponentes, equipo e invitados, más ocho textos listos para correo, publicaciones y chat. Gratis en PDF, sin registro.
Un vistazo dentro del PDF
Para que sepáis qué os espera: dos páginas del Playbook, el calendario de publicación antes del evento y una de las ocho plantillas listas para usar.
Qué contiene
El Playbook os quita de encima la planificación: os dice quién publica qué y cuándo, y coloca los textos adecuados justo al lado. Vuestro evento crece por el camino a través de las redes de vuestros ponentes e invitados, y el artículo sobre el efecto de red en el marketing de eventos explica con las cuentas a la vista por qué esta palanca tiene tanto peso.
- Un plan editorial a lo largo de ocho semanas, desde el «save the date» hasta el resumen
- Cinco roles con tareas claras, desde la página del evento hasta cada invitado
- Ocho textos ya redactados, desde el correo de confirmación hasta la publicación de resumen
- Una lista de comprobación para ir marcando
- Procesos propios para conferencia, feria, webinar y formación
- Un cálculo de ejemplo sobre el alcance, con sus supuestos a la vista
Cómo está pautado el plan
Cada acción depende de la fecha de vuestro evento, y recorréis el plan de arriba abajo. Los momentos son orientativos: una conferencia grande los convierte en toda una serie, un webinar toma solo las piezas que encajan. Lo que importa es el orden que hay detrás: primero la atención, luego un beneficio concreto, la urgencia justo antes de la fecha y el resumen después.
| Cuándo | Qué toca |
|---|---|
| Seis semanas antes | Publicar el «save the date» |
| Cuatro semanas antes | Presentar a los primeros ponentes, repartir badges para el equipo |
| Tres semanas antes | Mostrar un momento destacado del programa con un beneficio concreto |
| Dos semanas antes | Dar visibilidad a más ponentes y a sus públicos |
| Una semana antes | Ofrecer una mirada entre bastidores |
| Tres días antes | Cuenta atrás y las últimas plazas libres |
| El día antes | Publicar cómo llegar, los horarios y los últimos avisos |
| Día del evento | Compartir momentos en directo, citas e impresiones |
| Por la noche, día 0 | Publicación de agradecimiento con la mejor imagen del día |
| Día 1 a 2 | Enviar los certificados de asistencia a todo el mundo |
| Día 2 a 4 | Agradecer a cada ponente por su nombre |
| Día 4 a 7 | Resumen con las conclusiones más importantes |
| Día 7 a 14 | Compartir las diapositivas, la grabación y la próxima fecha |
Ocho plantillas, una al completo
El plan editorial está listo, pero todavía falta el correo para los ponentes. O el webinar termina en cinco minutos y nadie tiene a mano el mensaje para el chat. Para momentos así hay ocho bloques preparados, cada uno con marcadores claros para el nombre del evento, la fecha y los enlaces.
- Correo de confirmación para los ponentes con enlace al badge
- Recordatorio sin resultar pesado, dos o tres semanas antes
- Publicación de cuenta atrás para la última semana
- Frase de invitación para vuestro equipo o el personal del stand
- Publicación de agradecimiento para la noche del evento
- Un esquema para el resumen detallado
- Mensaje para el chat de la reunión en un webinar
- Correo de seguimiento con la grabación y el certificado
Así suena el primer bloque:
¡Qué bien que estés con nosotros! Te hemos preparado un badge de ponente para que puedas anunciar tu intervención, si te apetece: [ENLACE DEL BADGE] Subes una foto, escribes tu nombre y listo. Tarda unos dos minutos y no hace falta cuenta. Si quieres acompañarlo con un texto: cuenta de qué vas a hablar. Una frase sobre tu tema funciona mejor que cualquier anuncio nuestro.
Para vuestro formato
El proceso se adapta a vuestro formato. El Playbook nombra, para cada tipo de evento, los pasos que de verdad cuentan.
Para las conferencias, lo primero son los anuncios de ponentes, un programa visible y volver a llegar a los asistentes. Cómo lograr que los ponentes publiquen por su cuenta lo tenéis en Activar a los ponentes.
En las ferias, equipáis al personal del stand con badges de «Estaremos allí» y nombráis el pabellón, el número de stand y las demos en directo. Más sobre esto en Vuestra presencia ferial en LinkedIn.
En los webinars cuentan las citas en directo, un certificado en el chat de la reunión y la grabación del día siguiente. Las formaciones se sostienen en la prueba: repartís certificados de asistencia en el momento adecuado y preparáis la entrada para el perfil.
Llevadlo a la reunión de equipo
Descargad el PDF y pasadlo a todas las personas que participan en el marketing del evento. Así todo el equipo trabaja con el mismo plan.
Dónde entra OneClickBadge
El plan funciona con las herramientas que ya tenéis. OneClickBadge os quita el trabajo en los puntos donde son los ponentes, el equipo o los invitados quienes comparten algo por su cuenta.
Diseñáis un badge con el estilo del evento y enviáis un enlace común. Cada persona añade su foto y su nombre en su propio navegador y descarga su imagen terminada, sin cuenta alguna.
Después del evento, la entrega de los certificados de asistencia funciona de forma parecida: como organizadores creáis el tipo de certificado una sola vez y compartís un enlace de canje, y los asistentes escriben su propio nombre y reciben su página de acreditación personal.
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Preguntas frecuentes
- ¿El Playbook es realmente gratis?
- Sí. Descargáis el PDF completo directamente. No hace falta registro ni dirección de correo.
- ¿Necesito OneClickBadge para usar el plan?
- No. El calendario, el reparto de roles y las plantillas de texto también funcionan con las herramientas que ya tenéis. OneClickBadge ayuda allí donde queréis repartir badges personalizables o certificados de asistencia mediante un enlace.
- ¿El plan sirve también para webinars?
- Sí. El Playbook incluye un proceso propio para eventos online, un mensaje para el chat de la reunión y un correo de seguimiento con la grabación y el enlace al certificado.
- ¿Los ponentes y los asistentes tienen que crear una cuenta?
- No. Los ponentes y los invitados abren el enlace del badge y crean su imagen sin cuenta. Los asistentes también canjean su certificado sin cuenta. Solo los organizadores necesitan una cuenta gratuita para crear y gestionar los certificados.
- ¿El calendario es igual para todos los eventos?
- El orden sigue teniendo sentido, el número de publicaciones no. Un congreso de varios días planifica varias series de ponentes, mientras que para un solo webinar bastan algunos pasos. Por eso el Playbook indica, después de cada publicación, qué función cumple.