Het LinkedIn-playbook voor evenementorganisatoren

Zodat jullie weten wat je kunt verwachten: twee pagina's uit het playbook, het postingschema vóór het evenement en een van de acht kant-en-klare sjablonen.

Het playbook neemt jullie de planning uit handen: het zegt wie wanneer iets post en zet de passende teksten er meteen naast. Jullie evenement groeit ondertussen via de netwerken van sprekers en gasten. Waarom die hefboom zo zwaar weegt, rekent het artikel over het netwerkeffect in eventmarketing openlijk voor.

• Een contentplanning over acht weken, van save-the-date tot terugblik
• Vijf rollen met duidelijke taken, van de evenementpagina tot de individuele gast
• Acht kant-en-klaar geformuleerde teksten, van de bevestigingsmail tot de recappost
• Een checklist om af te vinken
• Aparte draaiboeken voor conferentie, beurs, webinar en training
• Een modelberekening voor het bereik, met openlijk vermelde aannames

Elke stap hangt aan jullie evenementdatum en je werkt het draaiboek van boven naar beneden af. De tijdstippen zijn richtwaarden: een grote conferentie maakt er een hele serie van, een webinar neemt alleen de passende bouwstenen mee. Belangrijk is de volgorde erachter: eerst aandacht, dan concreet nut, vlak voor de datum de urgentie en daarna de terugblik.

De contentplanning staat, maar de mail aan de sprekers ontbreekt nog. Of het webinar eindigt over vijf minuten en niemand heeft het bericht voor de chat klaar. Voor zulke momenten liggen acht bouwstenen klaar, elk met duidelijke invulvelden voor eventnaam, datum en links.

1. Bevestigingsmail aan sprekers met badgelink
2. Herinnering zonder zeurtoon, twee tot drie weken vooraf
3. Countdownpost voor de laatste week
4. Uitnodigingsregel voor jullie team of de standbemanning
5. Bedankpost voor de avond van het evenement
6. Een opzet voor de uitgebreide recap
7. Bericht voor de meetingchat in het webinar
8. Follow-upmail met opname en certificaat

Zo klinkt de eerste bouwsteen:

Leuk dat je erbij bent! We hebben een sprekersbadge voor je klaargezet, zodat je je optreden kunt aankondigen als je wilt:
[BADGE-LINK]

Foto uploaden, naam intypen, klaar. Dat duurt ongeveer twee minuten en je hebt er geen account voor nodig.

Schrijf je er iets bij? Vertel gerust waar je over gaat spreken. Eén zin over je onderwerp doet meer dan welke aankondiging van ons ook.

De aanpak past zich aan jullie format aan. Voor elk type evenement noemt het playbook de stappen die echt tellen.

Bij conferenties staan sprekersaankondigingen, een zichtbaar programma en het opnieuw bereiken van de deelnemers voorop. Hoe je sprekers zover krijgt dat ze zelf posten, lees je bij Sprekers activeren.

Op beurzen rusten jullie het standteam uit met “Wij zijn erbij”-badges en noemen jullie hal, standnummer en livedemo's bij naam. Meer daarover in Beursoptreden op LinkedIn.

Bij webinars tellen live citaten, een certificaat in de meetingchat en de opname van de dag erna. Trainingen draaien om het bewijs: jullie delen deelnamecertificaten op het juiste moment uit en bereiden de vermelding voor het profiel voor.

Download de PDF en geef hem door aan iedereen die betrokken is bij jullie eventmarketing. Zo werkt het hele team met hetzelfde draaiboek.

Het draaiboek werkt met de tools die jullie al hebben. OneClickBadge neemt jullie het werk uit handen op de plekken waar sprekers, team of gasten zelf iets moeten delen.

Jullie ontwerpen een badge in de stijl van het evenement en versturen één gedeelde link. Iedereen vult in de eigen browser foto en naam aan en downloadt de afgewerkte afbeelding, helemaal zonder account.

Na het evenement verloopt het uitreiken van deelnamecertificaten net zo: als organisator maken jullie het certificaattype één keer aan en delen jullie een inwissellink, de deelnemers vullen zelf hun naam in en krijgen hun persoonlijke bewijspagina.