Le playbook LinkedIn pour les organisateurs d’événements
Le plan sur huit semaines pour votre événement sur LinkedIn : des tâches claires pour les organisateurs, les intervenants, l’équipe et les invités, plus huit textes prêts à l’emploi pour l’e-mail, les posts et le chat. Gratuit en PDF, sans inscription.
Un aperçu du PDF
Pour que vous sachiez à quoi vous attendre : deux pages du playbook, le calendrier de publication avant l’événement et l’un des huit modèles prêts à l’emploi.
Ce qu’il contient
Le playbook vous décharge de la planification : il indique qui publie quoi et quand, et place les textes correspondants juste à côté. Votre événement se diffuse au fil des réseaux de vos intervenants et de vos invités, et l’article sur l’effet de réseau dans le marketing événementiel explique ouvertement pourquoi ce levier pèse aussi lourd.
- Un planning éditorial sur huit semaines, du save the date au bilan
- Cinq rôles aux tâches claires, de la page de l’événement à chaque invité
- Huit textes déjà rédigés, de l’e-mail de confirmation au post de bilan
- Une check-list à cocher
- Des déroulés distincts pour la conférence, le salon, le webinaire et la formation
- Un calcul indicatif de la portée, avec ses hypothèses exposées
Comment le plan est rythmé
Chaque action dépend de la date de votre événement, et vous parcourez le plan de haut en bas. Les moments indiqués sont des repères : une grande conférence en fait toute une série, un webinaire ne reprend que les éléments qui conviennent. Ce qui compte, c’est l’ordre derrière tout cela : d’abord l’attention, ensuite un bénéfice concret, l’urgence juste avant la date, puis le bilan.
| Quand | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| Six semaines avant | Publier le save the date |
| Quatre semaines avant | Présenter les premiers intervenants, distribuer les badges de l’équipe |
| Trois semaines avant | Montrer un temps fort du programme avec un bénéfice concret |
| Deux semaines avant | Mettre en avant d’autres intervenants et leurs publics |
| Une semaine avant | Donner un aperçu des coulisses |
| Trois jours avant | Le compte à rebours et les dernières places |
| La veille | Publier l’accès, les horaires et les dernières infos |
| Jour de l’événement | Partager des moments en direct, des citations et des impressions |
| En soirée, jour 0 | Un post de remerciement avec la plus belle image de la journée |
| Jour 1 à 2 | Envoyer les attestations de participation à tout le monde |
| Jour 2 à 4 | Remercier les intervenants un à un, nommément |
| Jour 4 à 7 | Le bilan avec les enseignements clés |
| Jour 7 à 14 | Partager les slides, l’enregistrement et la prochaine date |
Huit modèles, un dans son intégralité
Le planning éditorial est prêt, mais l’e-mail aux intervenants manque encore. Ou le webinaire se termine dans cinq minutes et personne n’a le message pour le chat sous la main. Pour ces moments-là, huit modules sont prêts, chacun avec des champs clairs pour le nom de l’événement, la date et les liens.
- E-mail de confirmation aux intervenants avec un lien de badge
- Une relance sans lourdeur, deux à trois semaines avant
- Un post de compte à rebours pour la dernière semaine
- Une phrase d’invitation pour votre équipe ou les personnes présentes sur le stand
- Un post de remerciement pour le soir de l’événement
- Une trame pour le bilan détaillé
- Un message pour le chat de la réunion en webinaire
- Un e-mail de suivi avec l’enregistrement et l’attestation
Voici à quoi ressemble le premier module :
Ravis de t’avoir parmi nous ! On t’a préparé un badge d’intervenant pour que tu puisses annoncer ton intervention, si tu le souhaites : [LIEN DU BADGE] Tu ajoutes une photo, tu saisis ton nom, c’est prêt. Ça prend environ deux minutes et ne demande aucun compte. Si tu écris un mot pour l’accompagner : raconte volontiers de quoi tu vas parler. Une phrase sur ton sujet fait plus d’effet que n’importe quelle annonce de notre part.
Pour votre format
Le déroulé s’adapte à votre format. Le playbook nomme les étapes qui comptent vraiment pour chaque type d’événement.
Pour les conférences, les annonces d’intervenants, un programme visible et le fait de toucher à nouveau les participants passent avant le reste. Comment amener les intervenants à publier de leur côté, c’est expliqué dans Activer les intervenants.
Sur les salons, vous équipez votre équipe sur le stand de badges « Nous y serons » et vous nommez le hall, le numéro de stand et les démos en direct. Plus de détails dans Votre présence en salon sur LinkedIn.
Pour les webinaires, ce sont les citations en direct, une attestation dans le chat de la réunion et l’enregistrement du lendemain qui comptent. Les formations vivent de la preuve : vous remettez des attestations de participation au bon moment et vous préparez l’ajout au profil.
Emportez-le en réunion d’équipe
Téléchargez le PDF et transmettez-le à toutes les personnes impliquées dans le marketing de votre événement. Ainsi, toute l’équipe travaille avec le même plan.
Là où OneClickBadge intervient
Le plan fonctionne avec les outils que vous avez déjà. OneClickBadge vous décharge du travail partout où les intervenants, l’équipe ou les invités doivent partager quelque chose eux-mêmes.
Vous créez un badge aux couleurs de votre événement et vous envoyez un lien commun. Chaque personne ajoute sa photo et son nom dans son propre navigateur, puis télécharge son image finie, sans aucun compte.
Après l’événement, la remise des attestations de participation fonctionne de façon similaire : en tant qu’organisateur, vous créez le type d’attestation une seule fois et vous partagez un lien de récupération, puis les participants saisissent eux-mêmes leur nom et obtiennent leur page de preuve personnelle.
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Questions fréquentes
- Le playbook est-il vraiment gratuit ?
- Oui. Vous téléchargez le PDF complet directement. Aucune inscription ni adresse e-mail n’est nécessaire.
- Ai-je besoin de OneClickBadge pour utiliser le plan ?
- Non. Le calendrier, la répartition des rôles et les modèles de texte fonctionnent avec les outils que vous avez déjà. OneClickBadge aide là où vous souhaitez distribuer des badges personnalisables ou des attestations de participation par lien.
- Le plan convient-il aussi aux webinaires ?
- Oui. Le playbook contient un déroulé propre aux événements en ligne, un message pour le chat de la réunion et un e-mail de suivi avec l’enregistrement et le lien vers l’attestation.
- Les intervenants et les participants doivent-ils créer un compte ?
- Non. Les intervenants et les invités ouvrent le lien du badge et créent leur image sans compte. Les participants récupèrent eux aussi leur attestation sans compte. Seuls les organisateurs ont besoin d’un compte gratuit pour créer et gérer les attestations.
- Le calendrier est-il le même pour chaque événement ?
- L’ordre reste pertinent, le nombre de publications non. Un congrès sur plusieurs jours prévoit plusieurs séries d’intervenants, alors qu’un simple webinaire ne reprend que quelques étapes. C’est pourquoi le playbook précise, après chaque publication, à quoi elle sert.