Devons-nous envoyer aux intervenants un texte de publication tout prêt ?

Une trame, volontiers ; la formulation toute faite, nous la déconseillons. Douze publications au mot près, tout lecteur du fil les reconnaît comme une campagne, et l’effet de la recommandation personnelle est perdu. Mieux vaut : le badge, plus une phrase pour suggérer ce sur quoi la personne pourrait écrire, à savoir son propre sujet.

Et les intervenants qui sont à peine actifs sur LinkedIn ?

Ne pas insister, proposer le badge quand même. Qui publie rarement a souvent des contacts particulièrement attentifs, et une seule publication y fait beaucoup d’effet. Et certains préfèrent partager l’image dans le Slack de l’entreprise ou la newsletter, c’est aussi de la portée gagnée.

Combien de relances sont acceptables ?

Un e-mail groupé en guise de relance, ensuite plus que des messages personnels à des individus. La limite est atteinte avant que quelqu’un se sente rappelé à l’ordre, car les mêmes personnes doivent de nouveau accepter l’an prochain.

Avons-nous besoin de récompenses pour que les intervenants publient ?

En principe non, l’intervention elle-même est la motivation : les intervenants aiment montrer où ils prennent la parole. Si le taux reste malgré tout bas, cela tient presque toujours à l’effort ou au moment de la demande, et l’un comme l’autre se corrigent sans rien tirer au sort.

Comment amener vos intervenants à partager votre événement

Chaque organisateur connaît le calcul : douze intervenants confirmés, trois ont publié. Pourtant, les neuf autres le veulent le plus souvent, ils n’y arrivent simplement jamais. Ce playbook montre comment transformer les bonnes intentions de vos intervenants en vraies publications, avec deux blocs d’e-mail à copier et un timing qui s’inscrit dans le fil de vos confirmations.

Pourquoi les intervenants ne publient pas, même s’ils le veulent

Ce n’est presque jamais du désintérêt. Un intervenant qui prend la parole chez vous profite lui-même de l’annonce, et il le sait. Ce qui manque, c’est l’élément tout prêt : une image qui a de l’allure, avec le nom de l’événement, la date et son propre visage. L’autre option, fabriquer quelque chose soi-même à partir d’un pack de logos reçu, est une tâche de design coincée entre deux rendez-vous, et c’est là que la bonne intention meurt.

La conséquence est inconfortable, mais libératrice : le taux de publication de vos intervenants est avant tout une question d’outils, donc la vôtre. Faites descendre l’effort de l’intervenant sous cinq minutes et vous obtenez des publications ; si l’effort reste plus élevé, cela en reste aux bonnes intentions.

L’élément qui abaisse la barrière : un badge par lien

L’outil pour cela est un badge d’intervenant déjà prêt : vous concevez une fois un visuel au look de votre événement, et chaque intervenant reçoit le même lien. Il l’ouvre, téléverse sa photo, saisit son nom, télécharge l’image finie, sans compte, sans logiciel de design. Le test des cinq minutes est ainsi réussi, et au passage toutes les annonces ont le même air, celui de votre événement.

Ce que ce mécanisme donne en portée, nous l’avons déroulé dans l’article sur l’effet de réseau à l’aide d’un calcul indicatif. En bref : chaque intervenant ouvre un réseau que vous n’atteignez pas vous-même.

E-mail 1 : l’invitation, directement avec la confirmation

Le meilleur moment pour la demande, c’est l’e-mail de confirmation lui-même, car la relation y est fraîche et la joie sincère. Ajoutez la demande de badge comme un dernier paragraphe naturel, pas comme un e-mail marketing à part une semaine plus tard :

Bloc pour l’e-mail de confirmation

Ravis de t’avoir parmi nous ! Encore deux choses :

On t’a préparé un badge d’intervenant pour que tu puisses
annoncer ton intervention, si tu le souhaites : [LIEN DU BADGE]
Tu ajoutes une photo, tu saisis ton nom, c’est prêt. Ça prend
environ deux minutes et ne demande aucun compte.

Si tu écris un mot pour l’accompagner : raconte volontiers de
quoi tu vas parler. Une phrase sur ton sujet fait plus d’effet
que n’importe quelle annonce de notre part.

Deux détails comptent beaucoup ici : « si tu le souhaites » enlève la pression, et la mention de son propre sujet donne à l’intervenant une raison d’écrire aussi quelques lignes à lui pour accompagner l’image.

E-mail 2 : la relance sans lourdeur

Deux à trois semaines avant l’événement, une seule relance courte à tous ceux qui n’ont pas encore publié vaut la peine. L’astuce : elle apporte une nouvelle occasion et ne ressemble par là jamais à un rappel à l’ordre.

Bloc pour la relance

Petite mise à jour : le programme est maintenant en ligne, et les
premiers intervenants ont partagé leurs annonces.

Si tu veux encore annoncer ton intervention, ton lien de badge
de l’autre jour fonctionne toujours : [LIEN DU BADGE]

C’est parti dans trois semaines, on a hâte de t’accueillir !

Il faut rarement plus que cette seule relance. Pour les intervenants qui comptent pour vous et qui n’ont toujours pas publié, un message personnel la dernière semaine fait plus d’effet que n’importe quel autre e-mail groupé.

Le timing en un coup d’œil

Avec la confirmation : le lien du badge dans l’e-mail de confirmation, tant que la joie dure.
À la sortie du programme : quand le programme devient public, la deuxième occasion naturelle est là. Qui publie maintenant renvoie à quelque chose de concret.
Deux à trois semaines avant : la seule relance, voir le bloc ci-dessus.
Dernière semaine : un message personnel, seulement aux voix les plus importantes qui manquent encore.

Pour les exposants et les équipes de stand, le même déroulé fonctionne avec le modèle « Nous y serons », à ceci près que le lien part vers des listes de diffusion d’équipe. Le plan de campagne complet autour de tout cela, le guide pour promouvoir votre événement le fournit.

Trois choses dont vous pouvez vous passer

Des textes de publication imposés. Douze publications identiques au même mot près font l’effet d’une campagne, pas de douze recommandations. Donnez plutôt une trame et laissez la formulation libre.
La grande liste en copie. Pour une demande qui part visiblement à vingt personnes, personne ne se sent concerné. En individuel ou en copie cachée, même si c’est le même texte.
La demande le jour de l’événement. Les annonces ont besoin d’anticipation pour agir. Le jour même, la meilleure demande est celle d’une publication prise sur le vif, et après l’événement, le suivi prend le relais.

Questions fréquentes

Devons-nous envoyer aux intervenants un texte de publication tout prêt ?: Une trame, volontiers ; la formulation toute faite, nous la déconseillons. Douze publications au mot près, tout lecteur du fil les reconnaît comme une campagne, et l’effet de la recommandation personnelle est perdu. Mieux vaut : le badge, plus une phrase pour suggérer ce sur quoi la personne pourrait écrire, à savoir son propre sujet.
Et les intervenants qui sont à peine actifs sur LinkedIn ?: Ne pas insister, proposer le badge quand même. Qui publie rarement a souvent des contacts particulièrement attentifs, et une seule publication y fait beaucoup d’effet. Et certains préfèrent partager l’image dans le Slack de l’entreprise ou la newsletter, c’est aussi de la portée gagnée.
Combien de relances sont acceptables ?: Un e-mail groupé en guise de relance, ensuite plus que des messages personnels à des individus. La limite est atteinte avant que quelqu’un se sente rappelé à l’ordre, car les mêmes personnes doivent de nouveau accepter l’an prochain.
Avons-nous besoin de récompenses pour que les intervenants publient ?: En principe non, l’intervention elle-même est la motivation : les intervenants aiment montrer où ils prennent la parole. Si le taux reste malgré tout bas, cela tient presque toujours à l’effort ou au moment de la demande, et l’un comme l’autre se corrigent sans rien tirer au sort.