Het webinar-certificaat dat door de chat past

Bij een fysiek evenement kennen jullie je deelnemers uiterlijk bij de ingang. Bij een webinar hebben jullie een aanmeldlijst vol typfouten, een publiek dat je nooit in het echt ontmoet, en geen tweede contactmoment na de sessie. Certificaten één voor één maken en versturen betekent hier: Excel-export uit de webinartool, vergelijken met wie er echt bij waren, massaverzending, nawerk met bounces.

De link-werkwijze draait dat om. Jullie bereiden een certificaat met een invulbaar naamveld voor en delen één enkele link. Iedereen vult zelf zijn naam in en downloadt zijn exemplaar, helemaal zonder aanmelding. Of er nu 20 of 500 mensen het ophalen, aan jullie werk verandert dat niets. De uitgebreide vergelijking van beide werkwijzen vinden jullie op de pagina Certificaten voor veel deelnemers; hier gaat het om wat bij een webinar anders loopt.

De werkwijze heeft geen integratie en geen plug-in nodig, ze werkt overal waar er een chatveld is. Het enige wat telt, is dat het certificaat vóór de sessie klaar is, want het beste moment om te verdelen is het live-einde van het webinar, niet de dag erna.

Het venster tussen de laatste dia en het sluiten van het tabblad duurt ongeveer een minuut, en in die minuut valt de beslissing over hoeveel mensen ophalen. Beproefd is de combinatie van een slotdia met de link en tegelijk een chatbericht dat je kunt aanklikken. De follow-upmail de volgende dag vangt daarna iedereen op die tijdens de call alleen meeluisterde:

Bedankt voor jullie komst! Je deelnamecertificaat kunnen jullie
hier ophalen (naam intypen, PDF laden, duurt een
halve minuut): [jullie certificaatlink]

Belangrijk om het naderhand netjes te houden: deel de link alleen waar jullie deelnemers zijn, dus in de chat van het lopende webinar en in de mail aan de aanwezigen. Ontstaat er toch een keer een exemplaar dat er niet had mogen zijn, dan is het in te trekken; de bewijslink meldt dan de intrekking.

Online formats houden niet op bij de taalgrens, en de werkwijze ook niet: de ophaalpagina waar deelnemers hun naam invullen, bestaat in 16 talen en volgt de browsertaal van de persoon. Het certificaat zelf ontwerpen jullie in de taal die bij jullie format past. Voor Engelstalige sessies vinden jullie kant-en-klare formuleringen op de pagina Certificate of attendance: Engelse tekstblokken.

Daar komt de profielvermelding bij: juist internationale professionals houden hun onderdeel „Licenties en certificaten“ actief bij. De klik op „Toevoegen aan LinkedIn“ geeft titel, uitgevende organisatie en bewijsadres kant-en-klaar door, zo werkt de vermelding in detail.

De meeste webinars horen bij een reeks. Daarvoor is er de kopieerfunctie: jullie dupliceren het evenement, passen de titeltoevoeging en de datum aan, en de badges komen met alle instellingen mee. Alleen het certificaat maken jullie in de kopie opnieuw aan, wat met hetzelfde sjabloon in een paar minuten gebeurd is. Dat loont, omdat jullie vaste deelnemers de certificaten na verloop van tijd als serie in hun profiel verzamelen.

En als jullie de reeks toch netjes opzetten: een badge voor de aankondiging vóór elke sessie brengt bereik in de aanmeldfase, het certificaat daarna verlengt het. Samen maken ze van een webinarreeks een terugkerend optreden in de feed.