Het webinarcertificaat dat door de chat past

Bij een fysiek evenement kennen jullie je deelnemers uiterlijk bij de ingang. Bij een webinar hebben jullie een aanmeldlijst vol typfouten, een publiek dat jullie nooit in het echt ontmoeten, en geen tweede contactmoment na de sessie. Certificaten één voor één maken en versturen betekent hier: Excel-export uit de webinartool, vergelijken met wie er echt bij waren, massaverzending, nawerk met bounces.

De linkwerkwijze draait dat om. Jullie bereiden een certificaat met een invulbaar naamveld voor en delen één enkele link. Iedereen vult zelf zijn naam in en downloadt zijn exemplaar, helemaal zonder in te loggen. Of er nu 20 of 500 mensen het ophalen, aan jullie werk verandert dat niets. De uitgebreide vergelijking van beide werkwijzen vinden jullie op de pagina Certificaten voor veel deelnemers; hier gaat het om wat bij een webinar anders loopt.

Bereid voor het webinar een certificaattype in het eventbeheer voor, pas het certificaat aan en publiceer het event. Daar is geen plug-in in de webinartool voor nodig. Aan het einde kunnen jullie de inwissellink in de chat en op een slide delen. De certificaathandleiding legt alle instellingen uit.

Het venster tussen de laatste dia en het sluiten van het tabblad duurt ongeveer een minuut, en in die minuut wordt beslist hoeveel mensen hun certificaat ophalen. Beproefd is de combinatie van een slotdia met de link en tegelijk een chatbericht dat je kunt aanklikken. De follow-upmail de volgende dag vangt daarna iedereen op die tijdens de call alleen meeluisterde:

Bedankt voor jullie komst! Je deelnamecertificaat kunnen jullie
hier ophalen (naam intypen, PDF downloaden, duurt een
halve minuut): [jullie certificaatlink]

Belangrijk om het naderhand netjes te houden: deel de link alleen waar jullie deelnemers zijn, dus in de chat van het lopende webinar en in de mail aan de aanwezigen. Ontstaat er toch een keer een exemplaar dat er niet had mogen zijn, dan is het in te trekken; de bewijslink meldt dan de intrekking.

Online formats houden niet op bij de taalgrens, en de werkwijze ook niet: de ophaalpagina waar deelnemers hun naam invullen, bestaat in 16 talen en volgt de browsertaal van de persoon. Het certificaat zelf ontwerpen jullie in de taal die bij jullie format past. Voor Engelstalige sessies vinden jullie kant-en-klare formuleringen op de pagina Certificate of Attendance: Engelse formuleringen.

Daar komt de profielvermelding bij: juist internationale professionals houden hun onderdeel “Licenties en certificaten” actief bij. De klik op “Toevoegen aan LinkedIn” geeft titel, uitgevende organisatie en bewijsadres kant-en-klaar door, zo werkt de vermelding in detail.

De meeste webinars horen bij een reeks. Daarvoor is er de kopieerfunctie: jullie dupliceren het event, passen de titeltoevoeging en de datum aan, en de badges komen met alle instellingen mee. Alleen het certificaat maken jullie in de kopie opnieuw aan, wat met hetzelfde sjabloon in een paar minuten gebeurd is. Dat loont, omdat jullie vaste deelnemers de certificaten na verloop van tijd als serie in hun profiel verzamelen.

En als jullie de reeks toch netjes opzetten: een badge voor de aankondiging vóór elke sessie brengt bereik in de aanmeldfase, het certificaat daarna verlengt het. Samen maken ze van een webinarreeks een terugkerend optreden in de feed.