Webinar-beviset som får plass i chatten

På et fysisk arrangement kjenner dere deltakerne senest ved inngangen. På et webinar har dere en påmeldingsliste full av skrivefeil, et publikum dere aldri møter fysisk, og ingen andre berøringspunkt etter selve timen. Å lage og sende bevis ett for ett betyr her: Excel-eksport fra webinarverktøyet, avstemming mot de som faktisk var til stede, masseutsendelse, etterarbeid med returmeldinger.

Lenkefremgangsmåten snur dette. Dere forbereder et bevis med et utfyllbart navnefelt og deler én enkelt lenke. Hver person skriver inn navnet sitt selv og laster ned sitt eksemplar, helt uten påmelding. Om 20 eller 500 personer forsyner seg, endrer ingenting på innsatsen deres. Den grundige sammenligningen av de to fremgangsmåtene finner dere på siden Deltakerbevis til mange deltakere, her handler det om det som er annerledes på et webinar.

Fremgangsmåten trenger verken integrasjon eller plugin, den fungerer overalt der det finnes et chattefelt. Det avgjørende er bare at beviset er ferdig før timen, for det beste øyeblikket å dele ut på er slutten av webinaret mens det pågår, ikke dagen etter.

Vinduet mellom siste slide og lukket fane varer omtrent ett minutt, og i det minuttet avgjøres hvor mange som henter. Det som har vist seg å fungere, er kombinasjonen av en avslutningsslide med lenken og en samtidig chattemelding man kan klikke på. Oppfølgings-e-posten dagen etter fanger så opp alle som bare hørte på i møtet:

Takk for at dere var med! Deltakerbeviset deres kan dere
laste ned her (skriv inn navnet, last ned PDF-en, tar et
halvt minutt): [deltakerbevis-lenken deres]

Viktig for ryddighet i etterkant: del lenken bare der deltakerne deres er, altså i chatten til det pågående webinaret og i e-posten til de som var med. Skulle det likevel oppstå et eksemplar som ikke burde finnes, kan det trekkes tilbake, og bevislenken melder da fra om tilbaketrekkingen.

Nettbaserte formater stopper ikke ved språkgrensen, og det gjør ikke fremgangsmåten heller: hentesiden, der deltakerne skriver inn navnet sitt, finnes på 16 språk og følger nettleserspråket til den enkelte. Selve beviset utformer dere på det språket som passer formatet deres. For engelskspråklige runder finner dere ferdige formuleringer på siden Certificate of Attendance: engelske tekstblokker.

I tillegg kommer profiloppføringen: nettopp internasjonale fagfolk holder seksjonen «Lisenser og sertifiseringer» aktivt oppdatert. Klikket på «Legg til på LinkedIn» sender tittel, utstedende organisasjon og bevisadresse ferdig utfylt, slik fungerer oppføringen i detalj.

De fleste webinarer hører til en serie. Til det finnes kopifunksjonen: dere dupliserer arrangementet, endrer titteltillegg og dato, og badgene med innstillinger og alt følger med. Bare beviset oppretter dere på nytt i kopien, noe som er gjort på noen minutter med den samme malen. Det lønner seg, fordi stamdeltakerne deres samler bevisene som en serie i profilen over tid.

Og setter dere serien ryddig opp likevel: et badge til kunngjøringen før hver time gir rekkevidde inn i påmeldingsfasen, og beviset etterpå forlenger den. De to sammen gjør en webinarserie til et tilbakevendende innslag i feeden.