Deltakerbevis til mange deltakere, uten en helg med brevfletting

Å utforme ett enkelt bevis er raskt gjort, til nød holder Word. Jobben begynner ved store mengder: for hver person skal riktig navn inn i dokumentet, hvert dokument ut som sin egen fil, hver fil til riktig adresse. I tillegg kommer tilfellene som enhver liste inneholder: navn med skrivefeil, endrede e-postadresser, etternølere som ikke står på noen liste.

Alle verktøy som løser dette problemet, følger ett av to mønstre. Enten bringer dere deltakerdataene til verktøyet, eller så bringer dere verktøyet til deltakerne. Forskjellen høres akademisk ut, men avgjør hvor mye listevedlikehold som blir sittende igjen hos dere og hvem sine data som flyter hvor.

Den første fremgangsmåten er den klassiske masseutsendelsen: dere eksporterer deltakerlisten fra billettsystemet, laster den inn i en sertifikatplattform, plattformen lager en PDF for hver rad og sender den på e-post. Det fungerer, men krever rene data. Hver skrivefeil fra påmeldingen havner deretter på et offisielt dokument, returmeldinger og fulle postkasser blir deres etterarbeid, og hele listen med e-postadresser og alt vandrer til enda en leverandør.

Den andre fremgangsmåten snur retningen, og slik jobber OneClickBadge: dere utformer beviset én gang og deler en lenke, på e-post til alle, i oppfølgingen eller som QR på avslutningsslidesen. Hver person åpner den, skriver inn navnet sitt selv og laster ned det ferdige beviset, uten konto. En deltakerliste trenger dere ikke, og navn skriver hver enkelt slik de faktisk skrives.

Hele forløpet har tre steg, og bare det første skjer hos dere. Designet blir til i bevis-editoren, raskest med utgangspunkt i en ferdig mal, med logoen deres, fargene deres og navnet på arrangementet. Har dere allerede laget et badge for arrangementet, overtar beviset fargene og aksenten derfra på direkten om dere vil.

Deretter fordeler jobben seg på deltakerne, der den hører hjemme: hver enkelt bruker et halvt minutt på sitt eget navn. Det som ville vært en arbeidsdag for dere med 200 personer, er ett klikk og ett tekstfelt for hver av dem.

Hvert bevis fra lenkefremgangsmåten finnes i tre former: PDF, bilde og bevislenke. Deltakerne må ikke velge én av dem, de får alle tre via den samme lenken. Hvilken form som duger til hva, viser oversikten.

Bak bevislenken ligger en hostet Open Badge 2.0, en åpen standard for digital dokumentasjon. Siden bak lenken bekrefter hvem som har utstedt hva og når, og kan kontrolleres maskinelt. Trekker dere et bevis tilbake, for eksempel fordi det ved en feil ble utstedt to ganger, svarer lenken fra da av på hver kontroll med en tydelig melding om tilbaketrekking. Hva som nøyaktig ligger bak standarden, forklarer siden Open Badges enkelt forklart.

For deltakerne teller først og fremst den bekvemme delen: et klikk på «Legg til på LinkedIn» sender navnet på sertifikatet, den utstedende organisasjonen og bevisadressen ferdig utfylt inn i LinkedIn-skjemaet. Forløpet sett fra deltakernes ståsted beskriver guiden om å legge det inn i profilen.

Selvbetjeningslenken forutsetter at dere kan nå deltakerne, og at de gjør det lille grepet selv. I to situasjoner er det feil antakelse. Krever et eksamensreglement at hvert dokument lages nøyaktig fra grunndataene deres, hører listen hjemme i verktøyet, og ikke navnet i hendene på deltakerne. Og ignorerer målgruppen deres erfaringsmessig e-post fra dere, får heller ikke den beste lenken tak i noen.

For hverdagen på konferanser, messer, webinarer og kurs gjelder som regel det motsatte: folk vil ha beviset, anledningen er fersk, og en lenke i takke-e-posten blir åpnet. Den som vil prøve Word og brevfletting først, finner den komplette veiledningen i brevflettingsguiden, medregnet stedene der det låser seg.