Certyfikaty dla wielu uczestników bez weekendu z korespondencją seryjną

Zaprojektowanie jednego certyfikatu idzie szybko, w razie czego wystarczy Word. Praca zaczyna się przy dużych liczbach: do każdego dokumentu musi trafić właściwe imię i nazwisko, każdy dokument musi wyjść jako osobny plik, a każdy plik pod właściwy adres. Do tego dochodzą przypadki, które ma każda lista: nazwiska z literówkami, zmienione adresy mailowe, spóźnialscy, których nie ma na żadnej liście.

Wszystkie narzędzia, które rozwiązują ten problem, działają według jednego z dwóch wzorców. Albo przynosicie dane uczestników do narzędzia, albo przynosicie narzędzie do uczestników. Różnica brzmi akademicko, ale to ona decyduje, ile pracy z listą zostaje przy was i czyje dane dokąd płyną.

Pierwsza metoda to klasyczna wysyłka masowa: eksportujecie listę uczestników z systemu biletowego, wgrywacie ją na platformę certyfikatów, platforma tworzy dla każdego wiersza PDF i wysyła go mailem. To działa, ale wymaga czystych danych. Każda literówka z rejestracji ląduje potem na oficjalnym dokumencie, odbicia i pełne skrzynki zostają waszą robotą do poprawy, a cała lista wraz z adresami mailowymi wędruje do kolejnego usługodawcy.

Druga metoda odwraca kierunek i tak działa OneClickBadge: projektujecie certyfikat raz i udostępniacie link, mailem do wszystkich, w wiadomości uzupełniającej albo jako kod QR na slajdzie końcowym. Każda osoba go otwiera, sama wpisuje swoje imię i nazwisko i pobiera gotowy certyfikat, bez konta. Lista uczestników nie jest do tego potrzebna, a nazwiska każdy zapisuje tak, jak naprawdę się je pisze.

Otwórzcie wydarzenie i dodajcie typ w sekcji Certyfikaty. Dostosujcie automatycznie przygotowany dokument za pomocą szablonu, kolorów i formatu. Każdy typ otrzymuje własny link do odbioru. Na jedno wydarzenie można utworzyć do dwunastu typów. Instrukcja konfiguracji przeprowadza przez cały proces.

Potem praca rozkłada się na uczestników, gdzie jest w dobrych rękach: każdy poświęca pół minuty na własne imię i nazwisko. To, co przy 200 osobach byłoby dla was dniem pracy, dla każdego z osobna jest jednym kliknięciem i jednym polem tekstowym.

Po wpisaniu imienia i nazwiska powstaje osobista strona certyfikatu. Uczestnicy zapisują PDF i PNG od razu. Później ten sam adres otwiera publiczny widok weryfikacji. Sam plik nie potwierdza aktualnego statusu ważności.

Za linkiem poświadczenia stoi hostowany Open Badge 2.0, otwarty standard dla cyfrowych poświadczeń. Strona za linkiem potwierdza, kto, co i kiedy wystawił, i da się ją sprawdzić maszynowo. Gdy wycofacie certyfikat, na przykład dlatego że przez pomyłkę wystawiono go dwa razy, link od tej chwili odpowiada na każdą weryfikację jasnym komunikatem o unieważnieniu. Co dokładnie kryje się za tym standardem, wyjaśnia strona Open Badges wyjaśnione prosto.

Dla waszych uczestników liczy się przede wszystkim wygodna część: kliknięcie „Dodaj do LinkedIn” przekazuje nazwę certyfikatu, organizację wydającą i adres poświadczenia gotowe do formularza LinkedIn. Przebieg z perspektywy uczestnika opisuje przewodnik o wpisywaniu do profilu.

Link do samodzielnego odbioru zakłada, że możecie dotrzeć do uczestników i że sami wykonają ten drobny ruch. W dwóch sytuacjach to błędne założenie. Gdy regulamin egzaminacyjny wymaga, żeby każdy dokument powstawał dokładnie z waszych danych podstawowych, listę trzeba wgrać do narzędzia, a nazwisk nie można zostawić w rękach uczestników. A gdy wasza grupa docelowa, jak pokazuje doświadczenie, ignoruje wasze maile, nawet najlepszy link do nikogo nie dotrze.

W codzienności konferencji, targów, webinarów i szkoleń zwykle jest jednak odwrotnie: ludzie chcą certyfikatu, okazja jest świeża, a link w mailu z podziękowaniem zostaje otwarty. Kto chce najpierw spróbować z Wordem i korespondencją seryjną, znajdzie pełną instrukcję w przewodniku o korespondencji seryjnej, łącznie z miejscami, w których się zacina.