Certyfikaty dla wielu uczestników bez weekendu z korespondencją seryjną

Zaprojektowanie jednego certyfikatu idzie szybko, w razie czego wystarczy Word. Praca zaczyna się przy dużych liczbach: do każdego dokumentu musi trafić właściwe nazwisko, każdy dokument musi wyjść jako osobny plik, a każdy plik pod właściwy adres. Do tego dochodzą przypadki, które ma każda lista: nazwiska z literówkami, zmienione adresy mailowe, spóźnialscy, których nie ma na żadnej liście.

Wszystkie narzędzia, które rozwiązują ten problem, idą jednym z dwóch wzorców. Albo przynosicie dane uczestników do narzędzia, albo przynosicie narzędzie do uczestników. Różnica brzmi akademicko, ale to ona decyduje, ile pracy z listą zostaje przy was i czyje dane dokąd płyną.

Pierwsza metoda to klasyczna wysyłka masowa: eksportujecie listę uczestników z systemu biletowego, wgrywacie ją na platformę certyfikatów, platforma tworzy dla każdego wiersza PDF i wysyła go mailem. To działa, ale wymaga czystych danych. Każda literówka z rejestracji ląduje potem na oficjalnym dokumencie, odbicia i pełne skrzynki zostają waszą robotą do poprawy, a cała lista wraz z adresami mailowymi wędruje do kolejnego usługodawcy.

Druga metoda odwraca kierunek i tak działa OneClickBadge: projektujecie certyfikat raz i udostępniacie link, mailem do wszystkich, w wiadomości uzupełniającej albo jako kod QR na slajdzie końcowym. Każda osoba go otwiera, sama wpisuje swoje nazwisko i pobiera gotowy certyfikat, bez konta. Lista uczestników nie jest do tego potrzebna, a nazwiska każdy zapisuje tak, jak naprawdę się je pisze.

Cały przebieg ma trzy kroki i tylko pierwszy dzieje się u was. Projekt powstaje w edytorze certyfikatów, najszybciej na bazie gotowego szablonu, z waszym logo, waszymi kolorami i nazwą wydarzenia. Jeśli wcześniej zaprojektowaliście badge na wydarzenie, certyfikat na życzenie przejmuje jego kolory i akcent wprost.

Potem praca rozkłada się na uczestników, gdzie jest w dobrych rękach: każdy poświęca pół minuty na własne nazwisko. To, co przy 200 osobach byłoby dla was dniem pracy, dla każdego z osobna jest jednym kliknięciem i jednym polem tekstowym.

Każdy certyfikat z metody z linkiem występuje w trzech formach: PDF, obraz i link poświadczenia. Wasi uczestnicy nie muszą wybierać żadnej z nich, dostają wszystkie trzy przez ten sam link. Która forma do czego się nadaje, pokazuje zestawienie.

Za linkiem poświadczenia stoi hostowany Open Badge 2.0, otwarty standard dla cyfrowych poświadczeń. Strona za linkiem potwierdza, kto, co i kiedy wystawił, i da się ją sprawdzić maszynowo. Gdy wycofacie certyfikat, na przykład dlatego że przez pomyłkę wystawiono go dwa razy, link od tej chwili odpowiada na każdą weryfikację jasnym komunikatem o unieważnieniu. Co dokładnie kryje się za tym standardem, wyjaśnia strona Open Badges zrozumiale wyjaśnione.

Dla waszych uczestników liczy się przede wszystkim wygodna część: kliknięcie „Dodaj do LinkedIn” przekazuje nazwę certyfikatu, organizację wystawiającą i adres poświadczenia gotowe do formularza LinkedIn. Przebieg z perspektywy uczestnika opisuje przewodnik o wpisywaniu do profilu.

Link do samodzielnego odbioru zakłada, że możecie dotrzeć do uczestników i że sami wykonają ten drobny ruch. W dwóch sytuacjach to błędne założenie. Gdy regulamin egzaminacyjny wymaga, żeby każdy dokument powstawał dokładnie z waszych danych podstawowych, lista należy wtedy do narzędzia, bo nazwiska nie można zostawić w rękach uczestników. A gdy wasza grupa docelowa z doświadczenia ignoruje wasze maile, nawet najlepszy link nikogo nie odbierze.

W codzienności konferencji, targów, webinarów i szkoleń zwykle jest jednak odwrotnie: ludzie chcą certyfikatu, okazja jest świeża, a link w mailu z podziękowaniem zostaje otwarty. Kto chce najpierw spróbować z Wordem i korespondencją seryjną, znajdzie pełną instrukcję w przewodniku o korespondencji seryjnej, łącznie z miejscami, w których się zacina.