Certificados para muitos participantes, sem um fim de semana de impressão em série

Desenhar um único certificado resolve-se depressa, e num aperto até o Word chega. O trabalho começa nas grandes quantidades: para cada pessoa é preciso o nome certo no documento, cada documento tem de sair como ficheiro próprio e cada ficheiro tem de ir para o endereço certo. A isto somam-se os casos que qualquer lista tem: nomes com erros de escrita, endereços de e-mail alterados, retardatários que não constam de lista nenhuma.

Todas as ferramentas que resolvem este problema seguem um de dois padrões. Ou levam os dados dos participantes até à ferramenta, ou levam a ferramenta até aos participantes. A diferença soa académica, mas decide quanta manutenção de listas vos fica no colo e por onde correm os dados de quem.

O primeiro método é o envio em massa clássico: exportam a lista de participantes do vosso sistema de bilhética, carregam-na numa plataforma de certificados, a plataforma gera um PDF por cada linha e envia-o por e-mail. Funciona, mas exige dados limpos. Cada erro de escrita da inscrição fica depois num documento oficial, as devoluções e as caixas de correio cheias ficam para o vosso trabalho de acompanhamento, e a lista inteira com os endereços de e-mail passa para mais um prestador de serviços.

O segundo método inverte o sentido, e é assim que o OneClickBadge trabalha: desenham o certificado uma vez e partilham um link, por e-mail para todos, no seguimento ou como código QR no slide final. Cada pessoa abre-o, escreve o próprio nome e descarrega o seu certificado pronto, sem conta. Não precisam de uma lista de participantes, e cada um escreve o nome tal como ele se escreve de facto.

Todo o processo tem três passos, e só o primeiro acontece do vosso lado. O design nasce no editor de certificados, mais depressa a partir de um modelo pronto, com o vosso logótipo, as vossas cores e o nome da iniciativa. Se já tiverem desenhado um badge para o evento, o certificado adota as cores e a cor de destaque dele de imediato, se quiserem.

Depois, o trabalho reparte-se pelos participantes, onde está bem entregue: cada um investe meio minuto no próprio nome. O que, com 200 pessoas, seria um dia de trabalho para vocês, é para cada um apenas um clique e um campo de texto.

Cada certificado do método do link existe em três formas: PDF, imagem e link de comprovação. Os vossos participantes não têm de escolher uma delas, recebem as três pelo mesmo link. Que forma serve para quê mostra-se no resumo.

Por trás do link de comprovação está um Open Badge 2.0 alojado, um padrão aberto para comprovações digitais. A página por trás do link confirma quem emitiu o quê e quando, e pode ser verificada por máquina. Se retirarem um certificado, por exemplo por ter sido emitido duas vezes por engano, o link passa de imediato a responder a cada verificação com uma mensagem de revogação clara. O que está exatamente por trás do padrão explica-se na página Open Badges explicados de forma simples.

Para os vossos participantes conta sobretudo a parte cómoda: um clique em «Adicionar ao LinkedIn» entrega o nome do certificado, a organização emissora e o URL da credencial já preenchidos ao formulário do LinkedIn. O processo do ponto de vista dos participantes descreve-se no guia para registar no perfil.

O link de autosserviço parte do princípio de que conseguem chegar aos vossos participantes e de que eles fazem o pequeno gesto por si. Em duas situações este princípio falha. Se um regulamento de avaliação exigir que cada documento seja gerado exatamente a partir dos vossos dados de base, a lista pertence à ferramenta e o nome não deve ficar nas mãos dos participantes. E se o vosso público costuma ignorar os e-mails que enviam, nem o melhor link chega a ninguém.

Mas para o dia a dia de conferências, feiras, webinars e formações vale quase sempre o contrário: as pessoas querem o certificado, a ocasião está fresca e um link no e-mail de agradecimento é aberto. Quem quiser tentar primeiro com o Word e a impressão em série encontra o guia completo para isso no guia de impressão em série, incluindo os pontos onde emperra.