Des certificats pour de nombreux participants, sans week-end de publipostage
L'événement est terminé, et voilà que 200 participants veulent un certificat. Qui l'a déjà fait une fois à la main, avec une liste Excel, un publipostage et des pièces jointes envoyées une par une, ne s'y reprend pas à deux fois. Cette page compare les deux méthodes qui règlent vraiment ce problème et explique laquelle convient dans quel cas.
Le vrai travail commence à la distribution
Concevoir un certificat isolé est vite fait, Word suffit à la rigueur. Le travail commence avec les gros volumes : pour chaque personne, il faut le bon nom dans le document, chaque document doit sortir en fichier distinct, et chaque fichier doit partir à la bonne adresse. À cela s'ajoutent les cas que contient toute liste : des noms avec des fautes de frappe, des adresses e-mail qui ont changé, des retardataires qui ne figurent sur aucune liste.
Tous les outils qui règlent ce problème suivent l'un des deux schémas. Soit vous apportez les données des participants à l'outil, soit vous apportez l'outil aux participants. La différence a l'air théorique, mais elle décide de la quantité de gestion de listes qui vous reste sur les bras et du chemin que prennent les données de chacun.
Deux méthodes comparées : téléverser une liste ou partager un lien
La première méthode est l'envoi de masse classique : vous exportez la liste des participants depuis votre billetterie, vous la chargez dans une plateforme de certificats, la plateforme génère un PDF pour chaque ligne et l'envoie par e-mail. Cela fonctionne, mais exige des données propres. Chaque faute de frappe issue de l'inscription se retrouve ensuite sur un document officiel, les retours d'e-mails et les boîtes pleines restent à votre charge, et la liste complète, adresses e-mail comprises, part vers un prestataire de plus.
La seconde méthode inverse le sens, et c'est ainsi que fonctionne OneClickBadge : vous concevez le certificat une fois et vous partagez un lien, par e-mail à tous, dans le message de suivi ou en QR code sur la diapositive de clôture. Chaque personne l'ouvre, saisit elle-même son nom et télécharge son certificat fini, sans compte. Vous n'avez pas besoin d'une liste de participants, et chacun écrit son nom tel qu'il s'écrit vraiment.
L'export, la mise à jour des données et le suivi des envois vous incombent ; la liste part vers un service de plus.
Un design, un lien pour tous. Chacun saisit lui-même son nom, sans aucune liste de participants.
Comment se déroule la méthode du lien
Tout le déroulé tient en trois étapes, et seule la première se passe chez vous. Le design prend forme dans l'éditeur de certificats, au plus vite à partir d'un modèle prêt à l'emploi, avec votre logo, vos couleurs et le nom de la manifestation. Si vous avez déjà conçu un badge pour l'événement, le certificat en reprend les couleurs et la teinte d'accent si vous le souhaitez.
Ensuite, le travail se répartit sur les participants, là où il est à sa place : chacun consacre une demi-minute à son propre nom. Ce qui serait pour vous une journée de travail avec 200 personnes se résume, pour chacun, à un clic et un champ de texte.
PDF, image ou lien de justificatif : les trois formes
Chaque certificat issu de la méthode du lien existe sous trois formes : PDF, image et lien de justificatif. Vos participants n'ont à en choisir aucune, ils reçoivent les trois par le même lien. Quelle forme sert à quoi, le tableau le montre.
| Forme | À quoi elle sert | Ce qu'elle ne peut pas faire |
|---|---|---|
| PDF A4 | Imprimer, archiver, transmettre aux RH | Non vérifiable en ligne, qui l'a, l'a |
| Image (PNG) | Publier sur LinkedIn, montrer dans des présentations | Même limite : une image ne prouve rien |
| Lien de justificatif | À enregistrer dans le profil sous Licences et certifications, vérifiable à tout moment, révocable au besoin | Nécessite une connexion internet active pour être consulté |
Le lien de justificatif est plus qu'une copie
Derrière le lien de justificatif se trouve un Open Badge 2.0 hébergé, un standard ouvert pour les justificatifs numériques. La page derrière le lien confirme qui a délivré quoi et quand, et se vérifie par une machine. Si vous retirez un certificat, par exemple parce qu'il a été délivré deux fois par erreur, le lien répond dès lors à chaque vérification par un message de révocation clair. Ce qui se cache exactement derrière le standard, la page Les Open Badges expliqués simplement l'explique.
Pour vos participants, c'est surtout la partie pratique qui compte : un clic sur « Ajouter à LinkedIn » transmet au formulaire LinkedIn, déjà rempli, le nom du certificat, l'organisme émetteur et l'adresse du justificatif. Le déroulé du point de vue des participants, le guide pour l'enregistrer dans le profil le décrit.
Quand le téléversement de liste reste le meilleur choix
Le lien en libre-service suppose que vous pouvez joindre vos participants et qu'ils font eux-mêmes le petit geste. Dans deux situations, c'est une hypothèse erronée. Si un règlement d'examen exige que chaque document soit produit exactement à partir de vos données de référence, c'est la liste qui doit aller dans l'outil, et le nom ne doit pas dépendre des participants. Et si votre public a l'habitude d'ignorer vos e-mails, même le meilleur lien ne va chercher personne.
Pour le quotidien des conférences, des salons, des webinaires et des formations, c'est le plus souvent l'inverse qui vaut : les gens veulent le certificat, l'occasion est récente, et un lien dans l'e-mail de remerciement se fait ouvrir. Qui veut d'abord tenter Word et le publipostage trouvera le mode d'emploi complet dans le guide du publipostage, y compris les endroits où cela coince.
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Questions fréquentes
- OneClickBadge envoie-t-il les certificats automatiquement par e-mail ?
- Non, et c'est voulu. Vous partagez un lien via vos canaux existants, et chaque personne récupère elle-même son certificat. Vous n'avez ainsi besoin ni d'une liste de participants à jour ni d'un envoi d'e-mails, et les fautes de frappe des données d'inscription ne finissent pas sur le document.
- Comment les noms arrivent-ils sur les certificats ?
- Les participants saisissent eux-mêmes leur nom au moment de le récupérer et le voient aussitôt dans l'aperçu du certificat. Cela a l'air d'un détail, mais cela vous épargne la réclamation la plus fréquente de la méthode par liste : des noms mal orthographiés sur des documents officiels.
- Que se passe-t-il si une personne qui n'était pas là récupère un certificat ?
- C'est vous qui décidez qui reçoit le lien, et vous le partagez là où il n'y a que des participants, par exemple dans l'e-mail de suivi adressé à la liste de présence. À toutes fins utiles, chaque certificat délivré peut être révoqué, et le lien de justificatif affiche ensuite un message de révocation.
- Cela fonctionne-t-il aussi avec 500 participants ou plus ?
- Oui, la méthode passe à l'échelle grâce aux participants : que 50 ou 500 personnes ouvrent le lien ne change rien à votre charge. Vous concevez un design et vous partagez une adresse, le reste se passe de façon répartie chez les destinataires.