Certifikat till många deltagare, utan en helg av kopplade utskick

Att utforma ett enskilt certifikat går fort, i nödfall räcker Word. Arbetet börjar vid stora mängder: för varje person ska rätt namn in i dokumentet, varje dokument ut som en egen fil, varje fil till rätt adress. Till det kommer fallen som varje lista innehåller: namn med stavfel, ändrade mejladresser, eftersläntrare som inte står på någon lista.

Alla verktyg som löser problemet följer ett av två mönster. Antingen tar ni deltagardata till verktyget, eller så tar ni verktyget till deltagarna. Skillnaden låter akademisk, men den avgör hur mycket listunderhåll som stannar hos er och vems data som flödar vart.

Den första metoden är det klassiska massutskicket: ni exporterar deltagarlistan från ert biljettsystem, laddar upp den i en certifikatsplattform, plattformen skapar en PDF för varje rad och skickar den via mejl. Det fungerar, men kräver rena data. Varje stavfel från anmälan hamnar sedan på ett officiellt dokument, studsar och fulla inkorgar blir ert efterarbete, och hela listan med mejladresser vandrar vidare till ännu en leverantör.

Den andra metoden vänder på riktningen, och så arbetar OneClickBadge: ni utformar certifikatet en gång och delar en länk, via mejl till alla, i uppföljningen eller som QR-kod på slutbilden. Varje person öppnar den, skriver in sitt namn själv och laddar ner sitt färdiga certifikat, utan konto. Ni behöver ingen deltagarlista för det, och namnen skriver var och en så som de faktiskt stavas.

Hela flödet har tre steg, och bara det första sker hos er. Designen växer fram i certifikatseditorn, snabbast utifrån en färdig mall, med er logga, era färger och eventets namn. Har ni redan utformat en badge för eventet tar certifikatet vid behov över dess färger och accent direkt.

Därefter fördelas arbetet på deltagarna, där det hör hemma: var och en lägger en halv minut på sitt eget namn. Det som för 200 personer vore en arbetsdag för er är för var och en ett klick och ett textfält.

Varje certifikat från länkmetoden finns i tre former: PDF, bild och bevislänk. Era deltagare behöver inte välja någon, de får alla tre via samma länk. Vilken form som duger till vad visar översikten.

Bakom bevislänken ligger en hostad Open Badge 2.0, en öppen standard för digitala bevis. Sidan bakom länken bekräftar vem som utfärdat vad och när, och går att kontrollera maskinellt. Drar ni tillbaka ett certifikat, till exempel för att det av misstag utfärdats i dubbel upplaga, svarar länken från och med då på varje kontroll med ett tydligt återkallelsemeddelande. Vad som exakt ligger bakom standarden förklarar sidan Open Badges förklarat enkelt.

För era deltagare räknas framför allt den bekväma delen: ett klick på ”Lägg till på LinkedIn” skickar certifikatets namn, utfärdande organisation och bevisadress färdigt ifyllda till LinkedIn-formuläret. Flödet ur deltagarnas perspektiv beskriver guiden om att lägga till det i profilen.

Självhämtningslänken förutsätter att ni når era deltagare och att de gör det lilla handgreppet själva. I två situationer är det fel antagande. Om en examensordning kräver att varje dokument skapas exakt utifrån era grunddata hör listan hemma i verktyget, inte namnet i deltagarnas händer. Och om er målgrupp av erfarenhet ignorerar mejl från er hämtar inte ens den bästa länken någon.

För vardagen på konferenser, mässor, webbinarier och utbildningar gäller dock oftast motsatsen: folk vill ha certifikatet, tillfället är färskt, och en länk i tackmejlet blir öppnad. Den som först vill försöka med Word och kopplade utskick hittar hela anvisningen för det i guiden om kopplade utskick, inklusive ställena där det kärvar.