Certifikat till många deltagare, utan en helg av kopplade utskick

Att utforma ett enskilt certifikat går fort, i nödfall räcker Word. Arbetet börjar vid stora mängder: för varje person ska rätt namn in i dokumentet, varje dokument ut som en egen fil, varje fil till rätt adress. Till det kommer fallen som varje lista innehåller: namn med stavfel, ändrade mejladresser, eftersläntrare som inte står på någon lista.

Alla verktyg som löser problemet följer ett av två mönster. Antingen tar du deltagardata till verktyget, eller så tar du verktyget till deltagarna. Skillnaden låter akademisk, men den avgör hur mycket listunderhåll som stannar hos dig och vems data som flödar vart.

Den första metoden är det klassiska massutskicket: du exporterar deltagarlistan från ditt biljettsystem, laddar upp den i en certifikatsplattform, plattformen skapar en PDF för varje rad och skickar den via mejl. Det fungerar, men kräver rena data. Varje stavfel från anmälan hamnar sedan på ett officiellt dokument, studsar och fulla inkorgar blir ditt efterarbete, och hela listan med mejladresser vandrar vidare till ännu en leverantör.

Den andra metoden vänder på riktningen, och så arbetar OneClickBadge: du utformar certifikatet en gång och delar en länk, via mejl till alla, i uppföljningen eller som QR-kod på slutbilden. Varje person öppnar den, skriver in sitt namn själv och laddar ner sitt färdiga certifikat, utan konto. Du behöver ingen deltagarlista för det, och namnen skriver var och en så som de faktiskt stavas.

Öppna ditt event och skapa en typ under Certifikat. Anpassa det automatiskt förberedda certifikatet med mall, färger och format. Varje typ får en egen inlösningslänk. Upp till tolv typer är möjliga per event. Uppsättningsguiden går igenom förloppet.

Därefter fördelas arbetet på deltagarna, där det hör hemma: var och en lägger en halv minut på sitt eget namn. Det som för 200 personer vore en arbetsdag för dig är för var och en ett klick och ett textfält.

När namnet har fyllts i skapas den personliga intygssidan. Deltagarna sparar PDF och PNG direkt. Senare öppnar samma adress den offentliga verifieringsvyn. Filen ensam visar inte om intyget fortfarande gäller.

Bakom verifieringslänken ligger en hostad Open Badge 2.0, en öppen standard för digitala bevis. Sidan bakom länken bekräftar vem som utfärdat vad och när, och går att kontrollera maskinellt. Drar du tillbaka ett certifikat, till exempel för att det av misstag utfärdats i dubbel upplaga, svarar länken från och med då på varje kontroll med ett tydligt återkallelsemeddelande. Vad som exakt ligger bakom standarden förklarar sidan Open Badges förklarat enkelt.

För dina deltagare räknas framför allt den bekväma delen: ett klick på ”Lägg till på LinkedIn” skickar certifikatets namn, utfärdande organisation och verifieringsadress färdigt ifyllda till LinkedIn-formuläret. Flödet ur deltagarnas perspektiv beskriver guiden om att lägga till det i profilen.

Självhämtningslänken förutsätter att du når dina deltagare och att de gör det lilla handgreppet själva. I två situationer är det fel antagande. Om en examensordning kräver att varje dokument skapas exakt utifrån dina grunddata hör listan hemma i verktyget, inte namnet i deltagarnas händer. Och om din målgrupp av erfarenhet ignorerar mejl från dig når inte ens den bästa länken fram.

För vardagen på konferenser, mässor, webbinarier och utbildningar gäller dock oftast motsatsen: folk vill ha certifikatet, tillfället är färskt, och en länk i tackmejlet blir öppnad. Den som först vill försöka med Word och kopplade utskick hittar hela anvisningen för det i guiden om kopplade utskick, inklusive ställena där det kärvar.