Certifikater til mange deltagere, uden en weekend med brevfletning

At designe ét enkelt certifikat er hurtigt gjort, og i en snæver vending rækker Word. Arbejdet begynder ved store mængder: hver person skal have det rigtige navn i dokumentet, hvert dokument ud som sin egen fil, hver fil til den rigtige adresse. Dertil kommer de tilfælde, enhver liste rummer: navne med tastefejl, ændrede mailadresser, efternølere der ikke står på nogen liste.

Alle værktøjer, der løser problemet, følger et af to mønstre. Enten bringer I deltagernes data hen til værktøjet, eller I bringer værktøjet hen til deltagerne. Forskellen lyder akademisk, men den afgør, hvor meget listevedligehold der bliver hængende hos jer, og hvis data der flyder hvorhen.

Den første metode er den klassiske masseudsendelse: I eksporterer deltagerlisten fra jeres billetsystem, lægger den ind på en certifikatplatform, platformen laver en PDF for hver række og sender den på mail. Det virker, men det kræver rene data. Hver tastefejl fra tilmeldingen står bagefter på et officielt dokument, bounces og fyldte indbakker bliver jeres efterarbejde, og hele listen med mailadresser og det hele havner hos endnu en leverandør.

Den anden metode vender retningen om, og sådan arbejder OneClickBadge: I designer certifikatet én gang og deler et link, på mail til alle, i opfølgningen eller som QR på den afsluttende slide. Hver person åbner det, skriver selv sit navn og downloader sit færdige certifikat, uden konto. En deltagerliste behøver I ikke, og navne skriver hver enkelt, sådan som de rent faktisk staves.

Hele forløbet har tre trin, og kun det første foregår hos jer. Designet skabes i certifikat-editoren, hurtigst ud fra en færdig skabelon, med jeres logo, jeres farver og arrangementets navn. Har I allerede designet et badge til eventet, overtager certifikatet dets farver og accent direkte, hvis I vil.

Derefter fordeler arbejdet sig ud på deltagerne, hvor det er godt placeret: hver enkelt bruger et halvt minut på sit eget navn. Det, der ved 200 personer ville være en arbejdsdag for jer, er for den enkelte ét klik og ét tekstfelt.

Hvert certifikat fra link-metoden findes i tre former: PDF, billede og bevis-link. Jeres deltagere skal ikke vælge mellem dem, de får alle tre via det samme link. Hvilken form der egner sig til hvad, viser oversigten.

Bag bevis-linket ligger et hostet Open Badge 2.0, en åben standard for digitale beviser. Siden bag linket bekræfter, hvem der har udstedt hvad hvornår, og den kan efterprøves maskinelt. Trækker I et certifikat tilbage, for eksempel fordi det ved en fejl blev udstedt to gange, svarer linket fra det øjeblik på enhver kontrol med en tydelig besked om tilbagekaldelse. Hvad der præcis ligger bag standarden, forklarer siden Open Badges forklaret enkelt.

For jeres deltagere tæller først og fremmest den bekvemme del: et klik på „Tilføj til LinkedIn“ sender certifikatets navn, den udstedende organisation og bevisadressen færdigudfyldt ind i LinkedIn-formularen. Forløbet set fra deltagernes side beskriver guiden til at indføre det i profilen.

Selvbetjeningslinket forudsætter, at I kan nå jeres deltagere, og at de selv klarer det lille greb. I to situationer holder den antagelse ikke. Kræver en eksamensordning, at hvert dokument dannes præcis ud fra jeres stamdata, hører listen hjemme i værktøjet, og navnet skal ikke lægges i hænderne på deltagerne. Og hvis jeres målgruppe erfaringsmæssigt ignorerer mails fra jer, får selv det bedste link ingen med.

For hverdagen med konferencer, messer, webinarer og kurser gælder som regel det modsatte: folk vil have certifikatet, anledningen er frisk, og et link i takkemailen bliver åbnet. Vil I først prøve med Word og brevfletning, finder I hele vejledningen til det i brevfletnings-guiden, inklusive de steder hvor det driller.