Certificaten voor veel deelnemers, zonder samenvoeg-weekend
Het evenement is voorbij, en nu willen 200 deelnemers een certificaat. Wie dat één keer met de hand heeft gedaan, met een Excel-lijst, samenvoegen en losse mailbijlagen, doet het geen tweede keer. Deze pagina vergelijkt de twee werkwijzen die dit probleem echt oplossen, en legt uit welke wanneer past.
Het echte werk begint bij het verdelen
Eén enkel certificaat ontwerpen is zo gebeurd, daarvoor volstaat desnoods Word. Het werk begint bij grote aantallen: voor iedere persoon moet de juiste naam in het document, elk document als een eigen bestand eruit, elk bestand naar het juiste adres. Daar komen de gevallen bij die elke lijst bevat: namen met typfouten, gewijzigde mailadressen, nakomers die op geen enkele lijst staan.
Alle hulpmiddelen die dit probleem oplossen, volgen een van twee patronen. Ofwel brengen jullie de deelnemersgegevens naar het hulpmiddel, ofwel brengen jullie het hulpmiddel naar de deelnemers. Het verschil klinkt academisch, maar het bepaalt hoeveel lijstwerk bij jullie blijft hangen en wiens gegevens waarheen stromen.
Twee werkwijzen vergeleken: lijst uploaden of link delen
De eerste werkwijze is de klassieke massaverzending: jullie exporteren de deelnemerslijst uit je ticketing, laden die in een certificaatplatform, het platform maakt voor elke regel een PDF en verstuurt die per mail. Dat werkt, maar het vraagt schone gegevens. Elke typfout uit de aanmelding staat daarna op een officieel document, bounces en volle mailboxen blijven jullie nawerk, en de hele lijst met mailadressen erbij gaat naar nog een dienstverlener.
De tweede werkwijze draait de richting om, en zo werkt OneClickBadge: jullie ontwerpen het certificaat één keer en delen een link, per mail aan iedereen, in de follow-up of als QR-code op de slotdia. Iedereen opent hem, typt zelf zijn naam in en downloadt zijn afgewerkte certificaat, zonder account. Een deelnemerslijst hebben jullie daarvoor niet nodig, en namen schrijft iedereen zoals ze echt geschreven worden.
Export, gegevensbeheer en verzendnawerk liggen bij jullie; de lijst gaat naar nog een dienst.
Eén ontwerp, één link voor iedereen. Iedereen vult zelf zijn naam in, helemaal zonder deelnemerslijst.
Zo verloopt de link-werkwijze
Het hele verloop heeft drie stappen, en alleen de eerste vindt bij jullie plaats. Het ontwerp ontstaat in de certificaateditor, het snelst op basis van een kant-en-klaar sjabloon, met jullie logo, jullie kleuren en de naam van het evenement. Hebben jullie eerder al een badge voor het evenement ontworpen, dan neemt het certificaat de kleuren en het accent daarvan desgewenst meteen over.
Daarna verdeelt het werk zich over de deelnemers, waar het goed op zijn plaats is: iedereen besteedt een halve minuut aan zijn eigen naam. Wat bij 200 mensen voor jullie een werkdag zou zijn, is voor ieder afzonderlijk één klik en één tekstveld.
PDF, afbeelding of bewijslink: de drie vormen
Elk certificaat uit de link-werkwijze bestaat in drie vormen: PDF, afbeelding en bewijslink. Jullie deelnemers hoeven niet te kiezen, ze krijgen alle drie via dezelfde link. Welke vorm waarvoor deugt, laat het overzicht zien.
| Vorm | Waarvoor die deugt | Wat die niet kan |
|---|---|---|
| A4-PDF | Afdrukken, archiveren, doorgeven aan hr | Niet online te controleren, wie hem heeft, heeft hem |
| Afbeelding (PNG) | Op LinkedIn plaatsen, in presentaties tonen | Dezelfde grens: een afbeelding bewijst niets |
| Bewijslink | In het profiel onder Licenties en certificaten toevoegen, op elk moment controleerbaar, zo nodig intrekbaar | Vraagt een werkende internetverbinding om te bekijken |
De bewijslink is meer dan een kopie
Achter de bewijslink zit een gehost Open Badge 2.0, een open standaard voor digitale bewijzen. De pagina achter de link bevestigt wie wat wanneer heeft uitgegeven, en is machinaal te controleren. Trekken jullie een certificaat in, bijvoorbeeld omdat het per ongeluk dubbel is uitgegeven, dan beantwoordt de link elke controle vanaf dat moment met een duidelijke intrekkingsmelding. Wat er precies achter de standaard zit, legt de pagina Open Badges helder uitgelegd uit.
Voor jullie deelnemers telt vooral het makkelijke deel: één klik op „Toevoegen aan LinkedIn“ geeft de naam van het certificaat, de uitgevende organisatie en het bewijsadres kant-en-klaar door aan het formulier van LinkedIn. Het verloop vanuit het oogpunt van de deelnemer beschrijft de handleiding voor het toevoegen aan het profiel.
Wanneer de lijst-upload toch de betere keuze is
De zelf-ophaallink gaat ervan uit dat jullie je deelnemers kunnen bereiken en dat ze de kleine handeling zelf doen. In twee situaties klopt die aanname niet. Als een examenreglement eist dat elk document exact uit jullie basisgegevens wordt opgemaakt, hoort de lijst in het hulpmiddel en niet de naam in de handen van de deelnemers. En als jullie doelgroep mails van jullie doorgaans negeert, haalt ook de beste link niemand binnen.
Voor de dagelijkse praktijk van congressen, beurzen, webinars en trainingen geldt meestal het omgekeerde: de mensen willen het certificaat, de aanleiding is vers, en een link in de bedankmail wordt geopend. Wie het eerst met Word en samenvoegen wil proberen, vindt de volledige uitleg in de handleiding voor samenvoegen, met inbegrip van de plekken waar het vastloopt.
Ook interessant
Veelgestelde vragen
- Verstuurt OneClickBadge de certificaten automatisch per mail?
- Nee, en dat is met opzet. Jullie delen een link via jullie bestaande kanalen, en iedereen haalt zijn certificaat zelf op. Daardoor hebben jullie geen bijgehouden deelnemerslijst en geen mailverzending nodig, en typfouten uit aanmeldgegevens belanden niet op het document.
- Hoe komen de namen op de certificaten?
- Deelnemers vullen bij het ophalen zelf hun naam in en zien die meteen in de voorvertoning op het certificaat. Dat klinkt als een detail, maar het bespaart jullie de meest voorkomende klacht van de lijst-werkwijze: verkeerd geschreven namen op officiële documenten.
- Wat gebeurt er als iemand die er niet bij was toch een certificaat ophaalt?
- Jullie bepalen wie de link krijgt, en delen hem waar alleen deelnemers zijn, bijvoorbeeld in de follow-upmail aan de aanwezigheidslijst. Voor het geval dat, is elk uitgegeven certificaat in te trekken; de bewijslink toont daarna een intrekkingsmelding.
- Werkt dit ook bij 500 of meer deelnemers?
- Ja, de werkwijze schaalt via de deelnemers: of 50 of 500 mensen de link openen, aan jullie werk verandert dat niets. Jullie maken één ontwerp en delen één adres, de rest gebeurt verspreid bij de ontvangers.