Todistukset monelle osallistujalle ilman joukkokirjeviikonloppua

Yhden todistuksen suunnittelu on nopeasti tehty, siihen riittää tarvittaessa Word. Työ alkaa suurista määristä: jokaiselle henkilölle oikea nimi asiakirjaan, jokainen asiakirja omaksi tiedostoksi, jokainen tiedosto oikeaan osoitteeseen. Lisäksi tulevat tapaukset, joita jokaisella listalla on: nimiä kirjoitusvirheineen, muuttuneita sähköpostiosoitteita, jälkijunassa tulleita, joita ei ole millään listalla.

Kaikki työkalut, jotka ratkaisevat tämän ongelman, noudattavat jompaakumpaa kahdesta mallista. Joko te viette osallistujatiedot työkalulle, tai te viette työkalun osallistujille. Ero kuulostaa akateemiselta, mutta se ratkaisee, kuinka paljon listojen ylläpitoa jää teidän harteillenne ja kenen tiedot virtaavat minne.

Ensimmäinen menetelmä on klassinen joukkolähetys: viette osallistujalistan lipunmyynnistänne, lataatte sen todistusalustalle, alusta luo jokaiselle riville PDF:n ja lähettää sen sähköpostitse. Se toimii, mutta vaatii puhtaat tiedot. Jokainen ilmoittautumisen kirjoitusvirhe päätyy sen jälkeen viralliseen asiakirjaan, palautuvat viestit ja täydet postilaatikot jäävät teidän jälkitöiksenne, ja koko lista sähköpostiosoitteineen siirtyy vielä yhdelle palveluntarjoajalle.

Toinen menetelmä kääntää suunnan, ja näin OneClickBadge toimii: suunnittelette todistuksen kerran ja jaatte linkin, sähköpostitse kaikille, seurantaviestissä tai QR-koodina lopetusdiassa. Jokainen avaa sen, kirjoittaa nimensä itse ja lataa valmiin todistuksensa, ilman tiliä. Osallistujalistaa ette tähän tarvitse, ja jokainen kirjoittaa nimensä juuri niin kuin se oikeasti kirjoitetaan.

Koko kulussa on kolme vaihetta, ja vain ensimmäinen tapahtuu teillä. Ilme syntyy todistuseditorissa, nopeimmin valmiin pohjan pohjalta, logollanne, väreillänne ja tapahtuman nimellä. Jos olette suunnitelleet tapahtumalle jo aiemmin badgen, todistus poimii halutessanne suoraan sen värit ja korostuksen.

Sen jälkeen työ jakautuu osallistujille, joilla se on hyvissä käsissä: jokainen käyttää puoli minuuttia oman nimensä kirjoittamiseen. Mikä 200 ihmisellä olisi teille kokonainen työpäivä, on jokaiselle yksittäiselle yksi napautus ja yksi tekstikenttä.

Jokainen linkkimenetelmän todistus on saatavilla kolmessa muodossa: PDF, kuva ja todistelinkki. Osallistujienne ei tarvitse valita yhtä, he saavat kaikki kolme samasta linkistä. Mikä muoto mihinkin sopii, näkyy taulukosta.

Todistelinkin takana on isännöity Open Badge 2.0, avoin standardi digitaalisille todisteille. Linkin takana oleva sivu vahvistaa, kuka myönsi mitä ja milloin, ja se on koneellisesti tarkistettavissa. Jos perutte todistuksen, esimerkiksi koska se myönnettiin vahingossa kahdesti, linkki vastaa jokaiseen tarkistukseen siitä hetkestä alkaen selkeällä mitätöinti-ilmoituksella. Mitä standardin takana tarkkaan ottaen on, kertoo sivu Open Badges selkokielellä.

Osallistujillenne merkitsee ennen kaikkea kätevä puoli: yksi napautus kohdasta ”Lisää LinkedIniin” välittää todistuksen nimen, myöntävän organisaation ja todisteosoitteen valmiiksi täytettyinä LinkedInin lomakkeeseen. Kulun osallistujan näkökulmasta kuvaa opas profiiliin lisäämiseen.

Itsehakulinkki edellyttää, että tavoitatte osallistujanne ja että he tekevät sen pienen liikkeen itse. Kahdessa tilanteessa tämä on väärä oletus. Jos tutkintosääntö vaatii, että jokainen asiakirja luodaan täsmälleen teidän perustiedoistanne, lista kuuluu työkaluun eikä nimi osallistujan käsiin. Ja jos kohderyhmänne jättää kokemuksen mukaan teidän viestinne huomiotta, ei parhainkaan linkki nouki ketään mukaan.

Konferenssien, messujen, webinaarien ja koulutusten arjessa pätee kuitenkin useimmiten päinvastainen: ihmiset haluavat todistuksen, tilaisuus on tuoreessa muistissa, ja kiitosviestin linkki avataan. Se, joka haluaa ensin kokeilla Wordia ja joukkokirjettä, löytää siihen täyden ohjeen joukkokirjeoppaasta, mukaan lukien kohdat, joissa se takkuaa.