Todistukset Wordilla ja Excelillä: yhdistäminen rehellisesti selitettynä

Wordin ja Excelin reitillä on kolme aitoa vahvuutta. Tietonne pysyvät kokonaan talon sisällä, mikä ratkaisee usein viranomais- ja konserniympäristöissä. Ette tarvitse uutta ohjelmistoa ettekä hyväksyntää, Word on jo valmiina. Ja jos osallistujalistanne on muutenkin hyvin ylläpidetty, esimerkiksi kurssilta, jossa on kiinteä ilmoittautuminen, personointi on hoidettu tunnissa.

Heikkoudet kasautuvat luomisen taakse: yksittäisten tiedostojen tuottamiseen, lähettämiseen ja jokaiseen korjaukseen. Niistä lisää alempana, ensin ohje.

1. Valmistelkaa Excel-lista: yksi rivi henkilöä kohti, sarakeotsikot rivillä 1 (esimerkiksi Etunimi, Sukunimi, Kurssi, Päivämäärä), ei yhdistettyjä soluja, ei tyhjiä rivejä. Tallentakaa tiedosto ja sulkekaa se, avoin lähdetiedosto tukkii mielellään Wordin.
2. Rakentakaa todistus Wordissa: sivukoko A4 vaaka valikoista Asettelu ja Suunta, väljät marginaalit, otsikko, omistusrivi ja tilaa nimelle. Sijoittakaa nimi omalle, keskitetylle rivilleen riittävän suurella fontilla.
3. Aloittakaa yhdistäminen: Postitukset-välilehti, sitten „Aloita yhdistäminen“ ja „Kirjeet“.
4. Yhdistäkää lista: „Valitse vastaanottajat“, „Käytä aiempaa luetteloa“, valitkaa Excel-tiedostonne ja oikea laskentataulukko.
5. Lisätkää kentät: kohdistin nimen kohdalle, „Lisää yhdistämiskenttä“, ensin Etunimi, välilyönti, sitten Sukunimi. Sama Kurssille ja Päivämäärälle omilla paikoillaan.
6. Tarkistakaa „Esikatsele tuloksia“ -toiminnolla useampi tietue, nimenomaan myös listan pisin nimi, siitä kohta lisää.
7. Tuottakaa asiakirjat: „Valmis ja yhdistä“, sitten „Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja“ saadaksenne yhden kokonaistiedoston, jossa on kaikki todistukset, tai tulostakaa suoraan.
8. PDF:ää varten: tallentakaa kokonaistiedosto „Tallenna nimellä“ -toiminnolla PDF:ksi. Huomio, tästä syntyy yksi tiedosto, jossa kaikki todistukset ovat peräkkäin, ei tiedostoa henkilöä kohti.

Nämä ongelmat ilmestyvät varmasti. Taulukko säästää teiltä etsimisen foorumeilta:

Valmiiseen pinoon asti yhdistäminen kantaa. Sen jälkeen alkaa osa, jota varten sitä ei koskaan rakennettu: 80 yksittäistiedoston tuottaminen, 80 sähköpostin lähettäminen kunkin oikean liitteen kanssa, kolme viikkoa myöhemmin kahden nimen korjaus ja kierros alusta. Ja Word-PDF pysyy asiakirjana ilman tarkistustietä: se, joka sen saa, voi lähettää sen eteenpäin tai rakentaa uudelleen, eikä kukaan voi tarkistaa, onko se aito.

Jos osallistujienne on lisäksi tarkoitus lisätä todistus LinkedIniin kohtaan Lisenssit ja sertifikaatit, yhdistämiseltä puuttuu ratkaiseva palanen, todistusosoite. PDF:ää ei voi liittää sinne, lomake haluaa linkin.

Yhdistämisen vastamalli luopuu listasta kokonaan. Suunnittelette todistuksen kerran, nimikenttä jää täytettäväksi, ja jaatte yhden linkin: jokainen kirjoittaa oman nimensä itse ja lataa oman A4-PDF:nsä, lisäksi mukana on kuva jakamista varten ja todennettava todistuslinkki profiiliin. Korjaukset, yksittäistiedostot ja lähettäminen jäävät pois tehtävälistalta, koska niitä ei tässä menettelyssä synny lainkaan.

Molemmat reitit suorassa vertailussa, mukaan lukien tilanteet, joissa listareitti voittaa, löydätte sivulta Todistukset monelle osallistujalle. Ja jos Wordin reitissä häiritsee eniten ulkoasu: todistuspohjat ovat se osa, jota voitte kokeilla myös erikseen.