Certificados con Word y Excel: combinar correspondencia, explicado sin rodeos

El camino por Word y Excel tiene tres ventajas reales. Vuestros datos se quedan por completo dentro de casa, algo que en administraciones públicas y grandes empresas suele ser decisivo. No necesitáis software nuevo ni ninguna autorización, Word ya está ahí. Y si vuestra lista de asistentes ya está bien mantenida, por ejemplo de un curso con inscripción cerrada, la personalización queda lista en una hora.

Las debilidades se acumulan después de la creación: al generar archivos individuales, al enviarlos y en cada corrección. Más sobre eso más abajo; primero la guía.

1. Preparad la lista de Excel: una fila por persona, encabezados de columna en la fila 1 (por ejemplo Nombre, Apellido, Curso, Fecha), sin celdas combinadas y sin filas en blanco. Guardad el archivo y cerradlo, un archivo de origen abierto tiende a bloquear Word.
2. Construid el certificado en Word: formato de página A4 horizontal desde Diseño y Orientación, márgenes amplios, un título, una línea de dedicatoria y espacio para el nombre. Poned el nombre en su propia línea centrada, con una fuente lo bastante grande.
3. Iniciad la combinación: pestaña Correspondencia, luego elegid «Iniciar combinación de correspondencia» y «Cartas».
4. Conectad la lista: «Seleccionar destinatarios», «Usar una lista existente», y elegid vuestro archivo de Excel y la hoja correcta.
5. Insertad los campos: el cursor en el lugar del nombre, «Insertar campo combinado», primero Nombre, un espacio y luego Apellido. Lo mismo para Curso y Fecha en sus sitios.
6. Revisad con «Vista previa de resultados» varios registros, y en concreto también el nombre más largo de la lista, sobre lo que enseguida hay más.
7. Generad los documentos: «Finalizar y combinar», luego «Editar documentos individuales» para un único archivo con todos los certificados, o imprimid directamente.
8. Para PDF: guardad el archivo conjunto como PDF con «Guardar como». Atención, eso da como resultado un archivo con todos los certificados uno detrás de otro, no un archivo por persona.

Estos problemas aparecen sin falta. La tabla os ahorra la búsqueda por los foros:

Hasta el montón terminado, combinar correspondencia aguanta. Después empieza la parte para la que nunca se pensó: generar 80 archivos individuales, enviar 80 correos cada uno con su adjunto correcto y, tres semanas más tarde, corregir dos nombres y dar la vuelta entera otra vez. Y un PDF de Word sigue siendo un documento sin forma de verificarlo: quien lo recibe puede reenviarlo o rehacerlo, y nadie puede consultar si es auténtico.

Si además vuestros asistentes deben añadir el certificado en LinkedIn, en Licencias y certificaciones, a combinar correspondencia le falta la pieza decisiva, la dirección de la credencial. Allí no se puede adjuntar un PDF, el formulario pide un enlace.

El modelo opuesto a combinar correspondencia prescinde por completo de la lista. Diseñáis el certificado una vez, el campo del nombre queda rellenable y compartís un enlace: cada persona escribe su propio nombre y descarga su PDF en A4, además de una imagen para compartir y un enlace de credencial verificable para el perfil. Las correcciones, los archivos individuales y el envío desaparecen como tareas, porque en este procedimiento ni siquiera llegan a surgir.

Los dos caminos comparados de frente, con las situaciones en las que gana el enfoque de la lista, los encontráis en la página Certificados para muchos asistentes. Y si lo que más os molesta del camino por Word es el diseño: las plantillas de certificado son la parte que también podéis probar por separado.