WordとExcelで証明書：差し込み印刷を正直に解説

WordとExcelの道には、本物の強みが3つあります。データが完全に社内にとどまります。行政機関や大企業の環境では、これが決め手になることも少なくありません。新しいソフトも承認も要りません。Wordはすでに手元にあります。そして参加者の名簿がもともと整っているなら、たとえば申込制のコースの名簿なら、個別化は1時間で片づきます。

弱点は、作成のあとに集まります。個別のファイルを作るとき、送るとき、そして修正が入るたびにです。これは後ほど詳しく触れます。まずは手順です。

1. Excelの名簿を準備します。1人につき1行、1行目に列見出し（たとえば 姓、名、コース、日付）、結合セルなし、空行なし。ファイルを保存して閉じます。開いたままの元ファイルはWordをよく妨げます。
2. Wordで証明書を組み立てます。『レイアウト』の『印刷の向き』でページをA4横にし、余白をたっぷりとり、タイトル、献辞の行、名前を入れる場所を用意します。名前は、十分に大きな文字で中央ぞろえの独立した行に置きます。
3. 差し込み印刷を始めます。『差し込み文書』タブで『差し込み印刷の開始』→『レター』を選びます。
4. 名簿をつなぎます。『宛先の選択』→『既存のリストを使用』で、Excelファイルと正しいシートを選びます。
5. フィールドを差し込みます。カーソルを名前の位置に置き、『差し込みフィールドの挿入』で、まず 姓、スペース、次に 名。コースと日付も、それぞれの位置で同じようにします。
6. 『結果のプレビュー』で複数のレコードを確認します。名簿でいちばん長い名前も必ず見てください。これは後ほど詳しく。
7. ドキュメントを生成します。『完了と差し込み』→『個々のドキュメントの編集』で、すべての証明書が入った1つのファイルにまとめるか、そのまま印刷します。
8. PDFにするには、まとめたファイルを『名前を付けて保存』でPDFとして保存します。注意してください。これはすべての証明書が続けて並んだ1つのファイルになり、1人につき1ファイルにはなりません。

これらの問題は決まって起きます。この表があれば、フォーラムを探し回らずに済みます。

できあがった束までは、差し込み印刷が支えてくれます。その先から、この機能がもともと想定していなかった部分が始まります。80個の個別ファイルを作り、それぞれ正しい添付を付けて80通のメールを送り、3週間後に名前を2つ直して、また最初からやり直す。そしてWordのPDFは、検証の手立てがない文書のままです。受け取った人は転送も作り直しもでき、それが本物かどうかは誰にも確かめられません。

さらに、参加者にその証明書をLinkedInの『ライセンスと資格』に記載してほしい場合、差し込み印刷には肝心の部品、証明アドレスが欠けています。あそこにPDFは添付できません。フォームが求めるのはリンクです。

差し込み印刷の対になる方法は、名簿を完全に手放します。証明書を一度だけデザインし、名前の欄は入力できるままにして、リンクを1本共有します。各自が自分の名前を入力してA4のPDFをダウンロードし、あわせてシェア用の画像と、プロフィールに使える検証可能な証明リンクを受け取ります。修正も、個別ファイルも、送付も、そもそもこの方式では発生しないので、作業から消えます。

2つの道の直接比較と、名簿方式が勝つ場面については、大勢の参加者への証明書のページにあります。Wordの道で気になるのがおもにデザインなら、証明書テンプレートはそこだけ試すこともできます。