大人数分の参加証明書を、差し込み印刷の週末なしで

証明書を一枚だけ作るのはすぐ終わり、いざとなればWordでも足ります。手間が始まるのは大量になったときです。一人ひとりに正しい名前を入れ、それぞれを別々のファイルとして書き出し、そのファイルを正しいあて先に届ける必要があります。さらに、どの名簿にも必ずある事情がのしかかります。打ち間違いのある名前、変わったメールアドレス、どの名簿にも載っていない後からの参加者などです。

この問題を解決する道具は、どれも二つのやり方のどちらかに沿っています。参加者のデータを道具のほうへ持っていくか、道具を参加者のほうへ持っていくか、です。違いは理屈っぽく聞こえますが、名簿の手入れがどれだけ手元に残るか、だれのデータがどこへ流れるかを左右します。

一つ目は昔ながらの一斉送信です。チケットシステムから参加者名簿を書き出し、証明書のプラットフォームに読み込ませます。プラットフォームは一行ごとにPDFを作り、メールで送ります。これは機能しますが、きれいなデータが要ります。申込時の打ち間違いは、そのまま正式な書類に載ってしまいます。不達や満杯の受信箱の後始末は手元に残り、メールアドレスを含む名簿ぜんぶが、もう一つの事業者へと渡ります。

二つ目は向きを逆にします。OneClickBadgeはこのやり方です。証明書を一度デザインし、リンクを共有します。全員へのメールでも、フォローアップでも、締めのスライドのQRコードでもかまいません。だれもがそれを開き、自分の名前を自分で入力して、完成した証明書をダウンロードします。アカウントは要りません。参加者名簿は不要で、名前はそれぞれが、本当の書き方どおりに入力します。

流れ全体は三つのステップで、手元で行うのは最初の一つだけです。デザインは証明書エディターで作ります。いちばん早いのはできあいのテンプレートを土台にする方法で、ロゴ、色、催しの名前を入れます。イベント用のバッジをすでに作ってあれば、証明書はその色とアクセントを、希望に応じてそのまま引き継ぎます。

そのあとは手間が参加者に分散します。ちょうどよい置きどころです。だれもが自分の名前に30秒ほどをかけます。200人分だと手元では丸一日の仕事になりますが、一人ひとりにとってはクリック一回と入力欄一つです。

リンク方式の証明書は、どれも三つの形で手に入ります。PDF、画像、証明リンクです。参加者はどれか一つを選ぶ必要はなく、同じリンクから三つとも受け取れます。どの形が何に向くかは、一覧のとおりです。

証明リンクの裏には、ホスト型のOpen Badge 2.0があります。デジタルの証明のための、公開された標準です。リンクの先のページは、だれが、何を、いつ発行したかを裏づけ、機械でも確認できます。証明書を取り下げると、たとえば手違いで二重に発行してしまったときなど、リンクはその時点から、確認のたびにはっきりした取り消しの表示を返します。標準の中身は、Open Badgesをやさしく解説のページで説明しています。

参加者にとって何より大事なのは、手軽な部分です。「LinkedInに追加」を一度押すだけで、証明書の名前、発行組織、確認用アドレスが、入力済みの形でLinkedInのフォームに渡ります。参加者から見た流れは、プロフィールへの登録ガイドで説明しています。

セルフ受け取りリンクは、参加者に連絡がつくことと、ちょっとした手間を各自がやってくれることを前提にします。二つの場面では、この前提が成り立ちません。試験規程が、すべての書類をあなたの登録データからそのまま作ることを求めるなら、名簿を道具に読み込ませます。名前を参加者の手にゆだねる場面ではありません。そして、対象の層が経験上あなたのメールを開かないなら、どんなに良いリンクでもだれも動きません。

ただしカンファレンス、展示会、ウェビナー、研修の日常では、たいてい逆が当てはまります。参加者は証明書を欲しがり、記憶は新しく、お礼のメールに入ったリンクは開かれます。まずWordと差し込み印刷で試したい場合は、差し込み印刷ガイドにすべての手順があります。つまずきやすい箇所も含めて載せています。