Certificados para muchos asistentes, sin un fin de semana de combinación de correspondencia

Diseñar un solo certificado se hace rápido, para eso incluso basta Word. El trabajo empieza con las grandes cantidades: cada persona necesita su nombre correcto en el documento, cada documento tiene que salir como archivo propio y cada archivo tiene que ir a la dirección correcta. A eso se suman los casos que trae toda lista: nombres con erratas, direcciones de correo cambiadas, rezagados que no están en ninguna lista.

Todas las herramientas que resuelven este problema siguen uno de dos patrones. O lleváis los datos de los asistentes a la herramienta, o lleváis la herramienta a los asistentes. La diferencia suena teórica, pero decide cuánto mantenimiento de listas os queda a vosotros y qué datos van a parar dónde.

La primera vía es el envío masivo clásico: exportáis la lista de asistentes de vuestro sistema de entradas, la subís a una plataforma de certificados, la plataforma genera un PDF por cada fila y lo envía por correo. Funciona, pero exige datos limpios. Cada errata de la inscripción acaba luego en un documento oficial, los rebotes y los buzones llenos quedan como trabajo vuestro, y la lista entera con las direcciones de correo pasa a manos de otro proveedor más.

La segunda vía invierte la dirección, y así trabaja OneClickBadge: diseñáis el certificado una vez y compartís un enlace, por correo a todo el mundo, en el mensaje de seguimiento o como QR en la última diapositiva. Cada persona lo abre, escribe su propio nombre y descarga su certificado terminado, sin cuenta. Para esto no necesitáis lista de asistentes, y cada uno escribe su nombre tal como se escribe de verdad.

Todo el proceso tiene tres pasos, y solo el primero ocurre de vuestra parte. El diseño se crea en el editor de certificados, lo más rápido a partir de una plantilla ya hecha, con vuestro logo, vuestros colores y el nombre de la actividad. Si antes ya diseñasteis un badge para el evento, el certificado adopta sus colores y su acento directamente si queréis.

Después, el trabajo se reparte entre los asistentes, que es donde está bien puesto: cada uno dedica medio minuto a su propio nombre. Lo que con 200 personas sería una jornada de trabajo para vosotros, para cada uno es un clic y un campo de texto.

Cada certificado de la vía del enlace existe en tres formas: PDF, imagen y enlace de verificación. Vuestros asistentes no tienen que elegir ninguna, reciben las tres a través del mismo enlace. Para qué sirve cada forma lo muestra el resumen.

Detrás del enlace de verificación hay un Open Badge 2.0 alojado, un estándar abierto para comprobantes digitales. La página que hay tras el enlace confirma quién emitió qué y cuándo, y se puede comprobar por máquina. Si retiráis un certificado, por ejemplo porque se emitió dos veces por error, el enlace responde desde ese momento a cada comprobación con un aviso de revocación claro. Qué hay exactamente detrás del estándar lo explica la página Open Badges explicado con claridad.

Para vuestros asistentes cuenta sobre todo la parte cómoda: un clic en «Añadir a LinkedIn» pasa al formulario de LinkedIn, ya rellenados, el nombre del certificado, la organización emisora y la dirección de verificación. El proceso desde el punto de vista de los asistentes lo describe la guía para añadirlo al perfil.

El enlace de autoservicio da por hecho que podéis llegar a vuestros asistentes y que ellos hacen ese pequeño gesto por su cuenta. En dos situaciones ese supuesto no vale. Si un reglamento de examen exige que cada documento se genere exactamente a partir de vuestros datos maestros, la lista va en la herramienta y el nombre no queda en manos de los asistentes. Y si vuestro público suele ignorar vuestros correos, ni el mejor enlace recoge a nadie.

Para el día a día de congresos, ferias, webinars y cursos vale casi siempre lo contrario: la gente quiere el certificado, el motivo está reciente y un enlace en el correo de agradecimiento se abre. Quien prefiera intentarlo primero con Word y combinación de correspondencia encuentra la guía completa en la guía de combinación de correspondencia, incluidos los puntos donde se atasca.