Attestati per molti partecipanti, senza un weekend di stampa unione

Progettare un singolo attestato è cosa rapida, all'occorrenza basta Word. Il lavoro comincia con i grandi numeri: per ogni persona serve il nome giusto nel documento, ogni documento deve uscire come file a sé, ogni file deve andare all'indirizzo giusto. A questo si aggiungono i casi che ogni elenco contiene: nomi con errori di battitura, indirizzi email cambiati, ritardatari che non compaiono in nessun elenco.

Tutti gli strumenti che risolvono questo problema seguono uno di due schemi. O portate i dati dei partecipanti allo strumento, oppure portate lo strumento ai partecipanti. La differenza sembra teorica, ma decide quanta gestione di elenchi resta a voi e di chi sono i dati che finiscono dove.

Il primo metodo è il classico invio di massa: esportate l'elenco dei partecipanti dal vostro sistema di biglietteria, lo caricate in una piattaforma per attestati, la piattaforma genera un PDF per ogni riga e lo invia via email. Funziona, ma richiede dati puliti. Ogni errore di battitura dell'iscrizione finisce poi su un documento ufficiale, i messaggi respinti e le caselle piene restano lavoro vostro da recuperare, e l'intero elenco con gli indirizzi email passa a un altro fornitore.

Il secondo metodo inverte la direzione, ed è così che lavora OneClickBadge: progettate l'attestato una volta sola e condividete un link, via email a tutti, nel follow-up o come QR sulla slide finale. Ogni persona lo apre, scrive da sé il proprio nome e scarica il suo attestato pronto, senza account. Per questo non vi serve un elenco dei partecipanti, e ognuno scrive il proprio nome come si scrive davvero.

Tutto il flusso ha tre passaggi, e solo il primo avviene da voi. Il design nasce nell'editor di attestati, più in fretta partendo da un modello già pronto, con il vostro logo, i vostri colori e il nome della manifestazione. Se avete già progettato un badge per l'evento, l'attestato ne riprende colori e accento all'istante, se lo desiderate.

Dopodiché il lavoro si distribuisce sui partecipanti, dove sta bene: ognuno dedica mezzo minuto al proprio nome. Ciò che con 200 persone sarebbe per voi una giornata di lavoro, per il singolo è un clic e un campo di testo.

Ogni attestato del metodo del link esiste in tre forme: PDF, immagine e link di verifica. I vostri partecipanti non devono sceglierne una, le ricevono tutte e tre dallo stesso link. A cosa serve ciascuna forma lo mostra la tabella.

Dietro il link di verifica c'è un Open Badge 2.0 ospitato, uno standard aperto per le prove digitali. La pagina dietro il link conferma chi ha rilasciato cosa e quando, e si può verificare in modo automatico. Se ritirate un attestato, per esempio perché è stato rilasciato due volte per errore, da quel momento il link risponde a ogni verifica con un chiaro avviso di revoca. Cosa c'è esattamente dietro lo standard lo spiega la pagina Open Badges spiegati in modo semplice.

Per i vostri partecipanti conta soprattutto la parte comoda: un clic su «Aggiungi a LinkedIn» passa al modulo di LinkedIn il nome dell'attestato, l'ente di rilascio e l'indirizzo di verifica, già compilati. Il procedimento dal punto di vista dei partecipanti lo descrive la guida all'inserimento nel profilo.

Il link self-service presuppone che possiate raggiungere i vostri partecipanti e che siano loro a fare quel piccolo gesto. In due situazioni è l'assunto sbagliato. Se un regolamento d'esame impone che ogni documento venga generato esattamente dai vostri dati anagrafici, l'elenco va nello strumento, e il nome non va lasciato in mano ai partecipanti. E se il vostro pubblico, per esperienza, ignora le vostre email, nemmeno il link migliore raggiunge qualcuno.

Per la quotidianità di conferenze, fiere, webinar e corsi vale però quasi sempre il contrario: la gente vuole l'attestato, l'occasione è fresca e un link nella email di ringraziamento viene aperto. Chi vuole prima provare con Word e stampa unione trova la guida completa nella guida alla stampa unione, compresi i punti in cui si inceppa.