Çok sayıda katılımcıya sertifika, adres mektup birleştirme çilesi olmadan
Etkinlik bitti ve şimdi 200 katılımcı bir sertifika istiyor. Bunu bir kez elle yapan, Excel listesiyle, adres mektup birleştirmeyle ve tek tek e-posta ekleriyle, ikinci kez yapmaz. Bu sayfa, bu sorunu gerçekten çözen iki yöntemi karşılaştırır ve hangisinin ne zaman uyduğunu anlatır.
Asıl iş dağıtımda başlar
Tek bir sertifika tasarlamak çabuk biter, gerekirse Word bile yeter. İş, büyük sayılarda başlar: Her kişi için doğru adın belgeye girmesi, her belgenin ayrı bir dosya olarak çıkması, her dosyanın doğru adrese gitmesi gerekir. Buna, her listede bulunan durumlar eklenir: yazım hatalı adlar, değişmiş e-posta adresleri, hiçbir listede yer almayan son dakikacılar.
Bu sorunu çözen tüm araçlar iki kalıptan birini izler. Ya katılımcı verilerini araca getirirsiniz ya da aracı katılımcılara götürürsünüz. Fark kulağa akademik gelir, ama ne kadar liste bakımının size kaldığını ve kimin verisinin nereye aktığını belirler.
İki yöntem karşılaştırmalı: liste yükleme ya da bağlantı paylaşma
İlk yöntem klasik toplu gönderimdir: Katılımcı listesini biletleme sisteminizden dışa aktarır, bir sertifika platformuna yükler; platform her satır için bir PDF üretir ve e-postayla gönderir. Bu işler, ama temiz veri ister. Kayıttaki her yazım hatası sonrasında resmî bir belgenin üzerinde yer alır, geri dönen e-postalar ve dolu posta kutuları sizin ek işiniz olarak kalır ve e-posta adresleriyle birlikte tüm liste bir başka hizmet sağlayıcıya gider.
İkinci yöntem yönü tersine çevirir ve OneClickBadge böyle çalışır: Sertifikayı bir kez tasarlar ve bir bağlantı paylaşırsınız, herkese e-postayla, takip mesajında ya da kapanış slaytında QR olarak. Herkes onu açar, adını kendisi yazar ve bitmiş sertifikasını hesap olmadan indirir. Bunun için bir katılımcı listesine ihtiyacınız yoktur ve herkes adını gerçekte yazıldığı gibi yazar.
Dışa aktarma, veri bakımı ve gönderim sonrası iş sizde kalır; liste bir başka hizmete gider.
Tek tasarım, herkes için tek bağlantı. Herkes adını kendisi yazar, hiç katılımcı listesi olmadan.
Bağlantı yöntemi nasıl işler
Bütün akışın üç adımı var ve yalnızca ilki sizde gerçekleşir. Tasarım sertifika düzenleyicide ortaya çıkar, en hızlısı hazır bir şablon üzerinden, logonuz, renkleriniz ve etkinliğin adıyla. Etkinlik için daha önce bir rozet tasarladıysanız sertifika, istediğinizde onun renklerini ve vurgusunu doğrudan alır.
Sonrasında iş, tam yerinde olacak şekilde katılımcılara dağılır: Herkes kendi adı için yarım dakika ayırır. 200 kişide sizin için bir iş günü olacak şey, her bir kişi için bir tıklama ve bir metin alanıdır.
PDF, görsel ya da kanıt bağlantısı: üç biçim
Bağlantı yönteminden çıkan her sertifika üç biçimde bulunur: PDF, görsel ve kanıt bağlantısı. Katılımcılarınızın birini seçmesi gerekmez, üçünü de aynı bağlantı üzerinden alır. Hangi biçimin ne işe yaradığını tablo gösterir.
| Biçim | Ne işe yarar | Ne yapamaz |
|---|---|---|
| A4 PDF | Yazdırma, arşivleme, İK'ya iletme | Çevrimiçi doğrulanamaz, kimdeyse ondadır |
| Görsel (PNG) | LinkedIn'de paylaşma, sunumlarda gösterme | Aynı sınır: bir görsel hiçbir şey kanıtlamaz |
| Kanıt bağlantısı | Profilde Lisanslar ve sertifikalar altına ekleme, istendiği an doğrulanabilir, gerektiğinde geri alınabilir | Görüntülemek için çalışan bir internet bağlantısı gerektirir |
Kanıt bağlantısı bir kopyadan fazlasıdır
Kanıt bağlantısının arkasında, dijital kanıtlar için açık bir standart olan barındırılan bir Open Badge 2.0 durur. Bağlantının arkasındaki sayfa, kimin neyi ne zaman düzenlediğini doğrular ve makineyle denetlenebilir. Bir sertifikayı geri çekerseniz, örneğin yanlışlıkla iki kez düzenlendiği için, bağlantı her doğrulamayı o andan itibaren açık bir geri alma bildirimiyle yanıtlar. Standardın arkasında tam olarak ne olduğunu Open Badges anlaşılır biçimde sayfası anlatır.
Katılımcılarınız için asıl önemli olan kolay kısımdır: “LinkedIn'e ekle” düğmesine bir tıklama, sertifikanın adını, veren kuruluşu ve kanıt adresini hazır doldurulmuş olarak LinkedIn formuna aktarır. Akışı katılımcı gözünden profile ekleme rehberi anlatır.
Liste yüklemenin yine de daha iyi seçim olduğu durumlar
Kendin al bağlantısı, katılımcılarınıza ulaşabildiğinizi ve o küçük adımı kendilerinin yaptığını varsayar. İki durumda bu yanlış bir varsayımdır. Bir sınav yönetmeliği her belgenin tam olarak ana kayıtlarınızdan üretilmesini gerektiriyorsa, liste araca aittir, ad katılımcının eline değil. Ve hedef kitleniz sizden gelen e-postaları deneyimlerinize göre çoğu zaman görmezden geliyorsa, en iyi bağlantı bile kimseyi yanına çekmez.
Ama konferansların, fuarların, webinarların ve eğitimlerin gündelik gerçeğinde çoğu zaman tersi geçerlidir: İnsanlar sertifikayı ister, vesile tazedir ve teşekkür e-postasındaki bir bağlantı açılır. Önce Word ve adres mektup birleştirmeyle denemek isteyen, buna dair eksiksiz kılavuzu, tıkanılan yerler dahil, adres mektup birleştirme kılavuzunda bulur.
İlgili içerik
Sık sorulan sorular
- OneClickBadge sertifikaları otomatik olarak e-postayla gönderir mi?
- Hayır, ve bu bilinçlidir. Bir bağlantıyı mevcut kanallarınız üzerinden paylaşırsınız ve herkes sertifikasını kendisi alır. Böylece ne bakımı yapılmış bir katılımcı listesine ne de bir e-posta gönderimine ihtiyacınız olur ve kayıt verilerindeki yazım hataları belgeye düşmez.
- Adlar sertifikalara nasıl gelir?
- Katılımcılar alırken adını kendisi yazar ve onu sertifikadaki önizlemede hemen görür. Bu kulağa bir ayrıntı gibi gelir, ama liste yönteminin en sık şikâyetini önler: resmî belgelerde yanlış yazılmış adlar.
- Hiç orada olmayan biri bir sertifika alırsa ne olur?
- Bağlantıyı kimin alacağına siz karar verir ve onu yalnızca katılımcıların bulunduğu yerde paylaşırsınız, örneğin katılım listesine giden takip e-postasında. Her ihtimale karşı, düzenlenmiş her sertifika geri alınabilir; kanıt bağlantısı sonrasında bir geri alma bildirimi gösterir.
- Bu, 500 ya da daha fazla katılımcıda da işler mi?
- Evet, yöntem katılımcılar üzerinden ölçeklenir: Bağlantıyı 50 kişinin de 500 kişinin de açması sizin iş yükünüzü değiştirmez. Bir tasarım hazırlar ve bir adres paylaşırsınız, gerisi alıcılara dağılmış olarak gerçekleşir.