Zo krijgen jullie sprekers zover dat ze je evenement delen
Elke organisator kent de rekensom: twaalf sprekers toegezegd, drie hebben gepost. Terwijl de andere negen meestal best willen, ze komen er alleen nooit aan toe. Dit playbook laat zien hoe jullie van de goede bedoeling van je sprekers echte posts maken, met twee mailbouwstenen om te kopiëren en een timing die aansluit op het verloop van jullie toezeggingen.
Waarom sprekers niet posten, terwijl ze het wel willen
Het is bijna nooit desinteresse. Een spreker die bij jullie optreedt, heeft zelf baat bij de aankondiging, dat weet hij ook. Wat ontbreekt, is de kant-en-klare bouwsteen: een beeld dat er goed uitziet, met evenementnaam, datum en het eigen gezicht. Het alternatief, zelf iets bouwen uit een toegestuurd logopakket, is een ontwerpklus tussen twee afspraken door, en daar sterft het voornemen.
De conclusie is ongemakkelijk, maar bevrijdend: hoe vaak jullie sprekers posten, is vooral een kwestie van gereedschap, en dus van jullie. Wie de moeite voor de spreker onder de vijf minuten drukt, krijgt posts; blijft de moeite hoger, dan blijft het bij goede voornemens.
De bouwsteen die de drempel verlaagt: een badge via een link
Het gereedschap daarvoor is een voorbereide sprekersbadge: jullie ontwerpen één keer een motief in de stijl van je evenement, en elke spreker krijgt dezelfde link. Hij opent hem, uploadt zijn foto, tikt zijn naam in, downloadt de afgewerkte afbeelding, zonder account, zonder ontwerpsoftware. De vijfminutentest is daarmee gehaald, en meteen zien alle aankondigingen er samenhangend uit als jullie evenement.
Wat dit mechanisme in bereik betekent, hebben we in het artikel over het netwerkeffect aan een voorbeeldberekening doorgespeeld. Kort gezegd: elke spreker opent een netwerk dat jullie zelf niet bereiken.
Mail 1: de uitnodiging, meteen bij de bevestiging
Het beste moment voor het verzoek is de bevestigingsmail zelf, want dan is de band vers en de blijdschap echt. Hang het badgeverzoek als natuurlijke slotalinea eraan, niet als aparte marketingmail een week later:
Leuk dat je erbij bent! Nog twee dingen: We hebben een sprekersbadge voor je klaargezet, zodat je je optreden kunt aankondigen als je wilt: [BADGE-LINK] Foto uploaden, naam intypen, klaar, duurt ongeveer twee minuten en je hebt er geen account voor nodig. Schrijf je er iets bij? Vertel gerust waar je over spreekt. Eén zin over je onderwerp doet meer dan welke aankondiging van ons ook.
Twee details doen hier veel: “als je wilt” haalt de druk eraf, en de verwijzing naar het eigen onderwerp geeft de spreker een reden om bij het beeld ook een paar eigen regels te schrijven.
Mail 2: de herinnering zonder irritatie
Twee tot drie weken vóór het evenement loont één enkele, korte herinnering aan iedereen die nog niet heeft gepost. De truc: ze levert een nieuwe aanleiding en oogt daardoor nooit als een aanmaning.
Kort update: het programma staat nu online, en de eerste sprekers hebben hun aankondigingen gedeeld. Wil je je optreden nog aankondigen, dan werkt je badgelink van laatst gewoon nog: [BADGE-LINK] Over drie weken beginnen we, we kijken naar je uit!
Meer dan deze ene herinnering is zelden nodig. Bij sprekers die belangrijk voor jullie zijn en nog steeds niet hebben gepost, werkt in de laatste week een persoonlijk bericht meer dan welke extra rondmail ook.
De timing op een rij
- Bij de bevestiging: de badgelink in de bevestigingsmail, zolang de blijdschap aanhoudt.
- Bij de programmalancering: als het programma openbaar wordt, is de natuurlijke tweede aanleiding er. Wie nu post, verwijst naar iets concreets.
- Twee tot drie weken vooraf: de ene herinnering, zie de bouwsteen hierboven.
- Laatste week: een persoonlijk bericht, alleen aan de belangrijkste stemmen die nog ontbreken.
Voor exposanten en standteams werkt hetzelfde verloop met de Wij-zijn-erbij-sjabloon, alleen gaat de link naar teamverzendlijsten. Het volledige campagnedraaiboek eromheen levert de gids voor het promoten van jullie evenement.
Drie dingen die jullie je kunnen besparen
- Voorgeschreven postteksten. Twaalf identieke posts in dezelfde bewoording ogen als een campagne en niet als twaalf aanbevelingen. Geef liever een raamwerk en laat de bewoording vrij.
- De grote cc-lijst. Voor een verzoek dat zichtbaar naar twintig mensen gaat, voelt niemand zich verantwoordelijk. Eén voor één of via bcc, ook al is het dezelfde tekst.
- Het verzoek op de evenementdag. Aankondigingen hebben aanlooptijd nodig om te werken. Op de evenementdag zelf is het betere verzoek dat om een post van die dag, en na het evenement neemt de opvolging het over.
Ook interessant
Veelgestelde vragen
- Moeten we sprekers een kant-en-klare posttekst meesturen?
- Een raamwerk gerust, van een kant-en-klare bewoording raden we af. Twaalf woordelijk gelijke posts herkent elke feedlezer als campagne, en de werking van een persoonlijke aanbeveling is weg. Beter: de badge plus één zin ter inspiratie, waar de persoon over zou kunnen schrijven, namelijk het eigen onderwerp.
- Hoe zit het met sprekers die nauwelijks actief zijn op LinkedIn?
- Niet aandringen, de badge toch aanbieden. Wie zelden post, heeft vaak bijzonder oplettende contacten, een enkele post werkt daar sterk. En sommigen delen het beeld liever in de bedrijfs-Slack of nieuwsbrief, ook dat is gewonnen bereik.
- Hoeveel herinneringen zijn oké?
- Eén rondmail als herinnering, daarna alleen nog persoonlijke berichten aan losse mensen. De grens ligt vóór het punt waarop iemand zich gemaand voelt, want dezelfde mensen moeten volgend jaar weer toezeggen.
- Hebben we prikkels nodig om sprekers te laten posten?
- Meestal niet, het optreden zelf is de prikkel: sprekers laten graag zien waar ze spreken. Blijft het aandeel toch laag, dan ligt het bijna altijd aan de moeite of aan het moment van het verzoek, en allebei zijn te verhelpen zonder iets te verloten.