Come spingere gli speaker a condividere il vostro evento

Non è quasi mai disinteresse. Uno speaker che interviene da voi trae vantaggio lui stesso dall'annuncio, e lo sa. Ciò che manca è il pezzo già pronto: un'immagine che sta bene, con il nome dell'evento, la data e il proprio volto. L'alternativa, costruirsi qualcosa da soli con un pacchetto di loghi ricevuto, è un compito di grafica tra due appuntamenti, ed è lì che muore l'intenzione.

La conseguenza è scomoda ma liberatoria: quanto spesso pubblicano i vostri speaker è soprattutto una questione di strumenti, e quindi vostra. Chi porta l'impegno dello speaker sotto i cinque minuti ottiene post; se l'impegno resta più alto, restano le buone intenzioni.

Lo strumento è un badge da speaker già pronto: progettate una volta un motivo nello stile del vostro evento, e ogni speaker riceve lo stesso link. Lo apre, carica la sua foto, digita il suo nome, scarica l'immagine finita, senza account e senza software di grafica. Il test dei cinque minuti è così superato, e intanto tutti gli annunci sembrano in modo coerente il vostro evento.

Cosa traduce questo meccanismo in termini di copertura, l'abbiamo mostrato nell'articolo sull'effetto rete con un calcolo di esempio. In breve: ogni speaker apre una rete che da soli non raggiungete.

Il momento migliore per la richiesta è l'email di conferma stessa, perché lì il rapporto è fresco e l'entusiasmo autentico. Aggiungete la richiesta del badge come naturale ultimo paragrafo, non come un'email di marketing a sé una settimana dopo:

Che bello averti con noi! Ancora due cose:

Ti abbiamo preparato un badge da speaker, così puoi annunciare
il tuo intervento, se ti va: [LINK DEL BADGE]
Carichi la foto, digiti il nome, fatto: ci vogliono circa due
minuti e non serve alcun account.

Se lo accompagni con un post: racconta pure di cosa parli.
Una frase sul tuo tema vale più di qualsiasi annuncio
da parte nostra.

Due dettagli contano molto qui: «se ti va» toglie la pressione, e l'accenno al proprio tema dà allo speaker un motivo per scrivere qualche riga sua accanto all'immagine.

Da due a tre settimane prima dell'evento vale la pena un unico, breve promemoria a tutti quelli che non hanno ancora pubblicato. Il trucco: offre un'occasione nuova e per questo non sembra mai un richiamo.

Un aggiornamento veloce: il programma è ora online, e i primi
speaker hanno condiviso i loro annunci.

Se vuoi ancora annunciare il tuo intervento, il tuo link
del badge di qualche giorno fa funziona sempre: [LINK DEL BADGE]

Tra tre settimane si comincia, non vediamo l'ora di averti con noi!

Più di questo unico promemoria serve di rado. Con gli speaker a cui tenete e che ancora non hanno pubblicato, nell'ultima settimana un messaggio personale conta più di qualsiasi altra email collettiva.

1. Con la conferma: il link del badge nell'email di conferma, finché dura l'entusiasmo.
2. Al lancio del programma: quando il programma diventa pubblico, arriva la seconda occasione naturale. Chi pubblica adesso rimanda a qualcosa di concreto.
3. Da due a tre settimane prima: l'unico promemoria, vedi il blocco qui sopra.
4. Ultima settimana: un messaggio personale solo alle voci più importanti che ancora mancano.

Per espositori e team allo stand funziona lo stesso procedimento con il modello Ci siamo anche noi, solo che il link va alle liste di distribuzione del team. Il piano di campagna completo intorno a tutto questo lo fornisce la guida per promuovere il vostro evento.

• Testi di post imposti. Dodici post identici, con la stessa formulazione, sembrano una campagna e non dodici raccomandazioni. Meglio dare uno schema e lasciare libera la formulazione.
• La grande lista in CC. Per una richiesta che va visibilmente a venti persone, nessuno si sente responsabile. Una per una o in CCN, anche se il testo è lo stesso.
• La richiesta il giorno dell'evento. Gli annunci hanno bisogno di anticipo per funzionare. Il giorno stesso dell'evento la richiesta migliore è quella di un post della giornata, e dopo l'evento subentra il follow-up.