Devemos enviar aos oradores um texto de publicação pronto?

Uma estrutura, com gosto, mas desaconselhamos a redação fechada. Doze publicações palavra por palavra iguais, qualquer leitor do feed as reconhece como campanha, e o efeito da recomendação pessoal desaparece. Melhor: o badge mais uma frase de sugestão sobre o que a pessoa poderia escrever, ou seja, o seu próprio tema.

E os oradores que quase não são ativos no LinkedIn?

Não insistir, oferecer o badge à mesma. Quem publica raramente tem muitas vezes contactos especialmente atentos, e uma única publicação faz aí bastante efeito. E há quem prefira partilhar a imagem no Slack da empresa ou na newsletter, e isso também é alcance ganho.

Quantos lembretes são aceitáveis?

Um e-mail em massa como lembrete, depois só mensagens pessoais a pessoas individuais. O limite atinge-se antes de alguém se sentir cobrado, porque as mesmas pessoas devem voltar a confirmar para o ano.

Precisamos de incentivos para os oradores publicarem?

Normalmente não, a própria presença é o incentivo: os oradores gostam de mostrar onde falam. Se, ainda assim, a taxa se mantiver baixa, é quase sempre por causa do esforço ou do momento do pedido, e ambos se resolvem sem sortear nada.

Como levar os oradores a partilhar o vosso evento

Todos os organizadores conhecem a conta: doze oradores confirmados, três publicaram. E, no entanto, os outros nove até costumam querer, só que nunca lá chegam. Este playbook mostra como transformar a boa intenção dos vossos oradores em publicações reais, com dois blocos de e-mail para copiar e um timing que encaixa no fluxo das vossas confirmações.

Porque os oradores não publicam, mesmo querendo

Quase nunca é falta de interesse. Um orador que sobe ao vosso palco também beneficia do anúncio, e ele sabe-o. O que falta é o bloco pronto: uma imagem com bom aspeto, com o nome do evento, a data e o próprio rosto. A alternativa, montar algo a partir de um pacote de logótipos que lhe enviaram, é uma tarefa de design entre duas reuniões, e é aí que a intenção morre.

A conclusão é incómoda, mas libertadora: a taxa de publicação dos vossos oradores é, acima de tudo, uma questão de ferramentas, e por isso vossa. Quem baixa o esforço do orador para menos de cinco minutos recebe publicações; se o esforço se mantiver mais alto, fica-se pelas boas intenções.

O bloco que baixa a barreira: um badge por link

A ferramenta para isso é um badge de orador já preparado: desenham uma vez um motivo com o aspeto do vosso evento, e cada orador recebe o mesmo link. Ele abre-o, carrega a sua foto, escreve o seu nome, descarrega a imagem pronta, sem conta e sem software de design. O teste dos cinco minutos fica assim passado, e, de caminho, todos os anúncios ficam com o aspeto uniforme do vosso evento.

O que este mecanismo se traduz em alcance, mostrámo-lo no artigo sobre o efeito de rede com um cálculo-exemplo. Em resumo: cada orador abre uma rede que vocês, por si, não alcançam.

E-mail 1: o convite, logo com a confirmação

O melhor momento para o pedido é o próprio e-mail de confirmação, porque aí a relação está fresca e a alegria é genuína. Juntem o pedido do badge como um último parágrafo natural, e não como um e-mail de marketing à parte uma semana depois:

Bloco para o e-mail de confirmação

Que bom ter-te connosco! Ainda duas coisas:

Preparámos um badge de orador para ti, para poderes anunciar
a tua participação, se quiseres: [LINK DO BADGE]
Carrega a foto, escreve o nome, e está feito, demora cerca de
dois minutos e não precisa de conta.

Se publicares algo com ele: conta às pessoas sobre o que vais
falar. Uma frase sobre o teu tema vale mais do que qualquer
anúncio da nossa parte.

Dois pormenores contam muito aqui: «se quiseres» tira a pressão, e a referência ao tema próprio dá ao orador um motivo para acrescentar à imagem também umas linhas suas.

E-mail 2: o lembrete que não incomoda

Duas a três semanas antes do evento, vale a pena um único lembrete curto a todos os que ainda não publicaram. O truque: entrega uma nova ocasião e, por isso, nunca soa a cobrança.

Bloco para o lembrete

Uma atualização rápida: o programa já está online, e os
primeiros oradores partilharam os seus anúncios.

Se ainda quiseres anunciar a tua participação, o teu link do
badge de há dias continua a funcionar: [LINK DO BADGE]

Começamos daqui a três semanas, estamos ansiosos por ti!

Mais do que este único lembrete raramente é preciso. Com oradores que vos são importantes e que continuam sem publicar, uma mensagem pessoal na última semana faz mais efeito do que qualquer outro e-mail em massa.

O timing num relance

Com a confirmação: o link do badge no e-mail de confirmação, enquanto dura a alegria.
No lançamento do programa: quando o programa fica público, chega a segunda ocasião natural. Quem publica agora aponta para algo concreto.
Duas a três semanas antes: o tal lembrete, ver o bloco acima.
Última semana: mensagem pessoal só às vozes mais importantes que ainda faltam.

Para expositores e equipas de stand, o mesmo procedimento funciona com o modelo Estamos presentes, só que o link vai para as listas de distribuição da equipa. O plano de campanha completo à volta disto vem do guia para promover o vosso evento.

Três coisas que podem poupar

Textos de publicação impostos. Doze publicações idênticas com a mesma redação parecem uma campanha e não doze recomendações. Deem antes uma estrutura e deixem a redação livre.
A grande lista em CC. Por um pedido que vai visivelmente para vinte pessoas, ninguém se sente responsável. Um a um ou por BCC, mesmo que o texto seja o mesmo.
O pedido no dia do evento. Os anúncios precisam de antecedência para fazer efeito. No próprio dia do evento, o melhor pedido é o de uma publicação do dia, e, depois do evento, o seguimento toma conta.

Perguntas frequentes

Devemos enviar aos oradores um texto de publicação pronto?: Uma estrutura, com gosto, mas desaconselhamos a redação fechada. Doze publicações palavra por palavra iguais, qualquer leitor do feed as reconhece como campanha, e o efeito da recomendação pessoal desaparece. Melhor: o badge mais uma frase de sugestão sobre o que a pessoa poderia escrever, ou seja, o seu próprio tema.
E os oradores que quase não são ativos no LinkedIn?: Não insistir, oferecer o badge à mesma. Quem publica raramente tem muitas vezes contactos especialmente atentos, e uma única publicação faz aí bastante efeito. E há quem prefira partilhar a imagem no Slack da empresa ou na newsletter, e isso também é alcance ganho.
Quantos lembretes são aceitáveis?: Um e-mail em massa como lembrete, depois só mensagens pessoais a pessoas individuais. O limite atinge-se antes de alguém se sentir cobrado, porque as mesmas pessoas devem voltar a confirmar para o ano.
Precisamos de incentivos para os oradores publicarem?: Normalmente não, a própria presença é o incentivo: os oradores gostam de mostrar onde falam. Se, ainda assim, a taxa se mantiver baixa, é quase sempre por causa do esforço ou do momento do pedido, e ambos se resolvem sem sortear nada.