Slik får dere foredragsholderne til å dele arrangementet

Det er nesten aldri manglende interesse. En foredragsholder som opptrer hos dere, tjener selv på kunngjøringen, og det vet vedkommende også. Det som mangler, er den ferdige byggeklossen: et bilde som ser bra ut, med arrangementsnavn, dato og eget ansikt. Alternativet, å bygge noe selv av en tilsendt logopakke, er en designoppgave mellom to møter, og der dør intensjonen.

Konsekvensen er ubehagelig, men befriende: hvor ofte foredragsholderne deres publiserer, er fremfor alt et spørsmål om verktøy, og dermed deres. Presser dere innsatsen til foredragsholderen under fem minutter, får dere innlegg; blir innsatsen høyere, blir det med de gode intensjonene.

Verktøyet til det er en ferdig foredragsholder-badge: dere utformer ett motiv i stilen til arrangementet én gang, og hver foredragsholder får den samme lenken. Vedkommende åpner den, laster opp fotoet sitt, skriver inn navnet, laster ned det ferdige bildet, uten konto, uten designprogramvare. Femminuttersprøven er dermed bestått, og på kjøpet ser alle kunngjøringene enhetlig ut i arrangementsstilen deres.

Hva denne mekanismen oversettes til i rekkevidde, har vi spilt gjennom med et regneeksempel i artikkelen om nettverkseffekten. Kortversjonen: hver foredragsholder åpner et nettverk dere ikke når selv.

Det beste øyeblikket for oppfordringen er selve bekreftelses-e-posten, for da er relasjonen fersk og gleden ekte. Heng badge-oppfordringen på som et naturlig siste avsnitt i selve bekreftelsen. En egen markedsføringsmail en uke senere virker langt svakere:

Så hyggelig at du er med! To ting til:

Vi har laget en foredragsholder-badge til deg, så du kan
kunngjøre opptredenen din hvis du vil: [BADGE-LENKE]
Last opp et bilde, skriv inn navnet ditt, ferdig, det tar
rundt to minutter og krever ingen konto.

Hvis du skriver noe til det: fortell gjerne hva du snakker om.
Én setning om temaet ditt gjør mer inntrykk enn noen
kunngjøring fra oss.

To detaljer betyr mye her: «hvis du vil» tar bort presset, og henvisningen til eget tema gir foredragsholderen en grunn til å skrive noen egne linjer til bildet også.

To til tre uker før arrangementet lønner det seg med én eneste, kort påminnelse til alle som ennå ikke har publisert. Trikset: den gir en ny anledning og virker dermed aldri som en purring.

Kort oppdatering: programmet er nå ute, og de første
foredragsholderne har delt kunngjøringene sine.

Vil du fortsatt kunngjøre opptredenen din, fungerer
badge-lenken din fra sist fremdeles: [BADGE-LENKE]

Om tre uker braker det løs, vi gleder oss til å se deg!

Mer enn denne ene påminnelsen trengs sjelden. Hos foredragsholdere som betyr mye for dere og fortsatt ikke har publisert, gjør en personlig melding i den siste uka mer inntrykk enn enhver ny rundmail.

1. Ved bekreftelsen: badge-lenken i bekreftelses-e-posten, så lenge gleden varer.
2. Ved programlansering: når programmet blir offentlig, er den naturlige andre anledningen der. Den som publiserer nå, peker på noe konkret.
3. To til tre uker før: den ene påminnelsen, se byggeklossen ovenfor.
4. Siste uke: personlig melding bare til de viktigste stemmene som fortsatt mangler.

For utstillere og standteam fungerer den samme fremgangsmåten med «Vi er med»-malen, bare at lenken går til team-lister. Hele kampanjeplanen rundt det gir guiden til å markedsføre arrangementet.

• Ferdigskrevne innleggstekster. Tolv identiske innlegg i samme ordlyd virker som en kampanje og ikke som tolv anbefalinger. Gi heller et rammeverk og la ordlyden være fri.
• Den store CC-lista. For en oppfordring som synlig går til tjue personer, føler ingen seg ansvarlig. Enkeltvis eller via BCC, selv om det er den samme teksten.
• Oppfordringen på arrangementsdagen. Kunngjøringer trenger tid i forkant for å virke. På selve arrangementsdagen er den bedre oppfordringen den om et innlegg fra dagen, og etter arrangementet tar etterarbeidet over.