Así conseguís que los ponentes compartan vuestro evento
Cualquier organizador conoce la cuenta: doce ponentes confirmados, tres publicaron. Y eso que los otros nueve casi siempre quieren, solo que nunca encuentran el momento. Este playbook muestra cómo convertir la buena intención de vuestros ponentes en publicaciones reales, con dos bloques de correo para copiar y un ritmo que encaja en el flujo de vuestras confirmaciones.
Por qué los ponentes no publican aunque quieran
Casi nunca es falta de interés. Un ponente que interviene en vuestro evento se beneficia también del anuncio, y lo sabe. Lo que falta es la pieza lista: una imagen que quede bien, con el nombre del evento, la fecha y su propia cara. La alternativa, montarse algo por su cuenta a partir de un pack de logos que le enviasteis, es una tarea de diseño metida entre dos reuniones, y ahí muere la intención.
La conclusión es incómoda pero liberadora: la frecuencia con la que publican vuestros ponentes es sobre todo una cuestión de herramientas, y por tanto vuestra. Bajad el esfuerzo del ponente por debajo de cinco minutos y obtenéis publicaciones; si el esfuerzo se mantiene más alto, todo queda en buenas intenciones.
La pieza que baja la barrera: un badge por enlace
La herramienta para ello es un badge de ponente preparado: diseñáis una vez un motivo con el estilo de vuestro evento, y cada ponente recibe el mismo enlace. Lo abre, sube su foto, escribe su nombre, descarga la imagen terminada, sin cuenta y sin software de diseño. La prueba de los cinco minutos queda superada, y de paso todos los anuncios se ven de forma coherente como vuestro evento.
Lo que este mecanismo se traduce en alcance lo repasamos con un cálculo de ejemplo en el artículo sobre el efecto de red. En resumen: cada ponente abre una red que vosotros mismos no alcanzáis.
Correo 1: la invitación, junto con la confirmación
El mejor momento para la petición es el propio correo de confirmación, porque la relación está fresca y la ilusión es genuina. Añadid la petición del badge como un último párrafo natural, no como un correo de marketing aparte una semana después:
¡Qué bien que estés con nosotros! Dos cosas más: Te hemos preparado un badge de ponente para que puedas anunciar tu intervención, si te apetece: [ENLACE DEL BADGE] Subes una foto, escribes tu nombre y listo. Tarda unos dos minutos y no hace falta cuenta. Si publicas algo con él: cuenta de qué vas a hablar. Una frase sobre tu tema funciona mejor que cualquier anuncio nuestro.
Dos detalles hacen mucho aquí: «si te apetece» quita la presión, y la mención de su propio tema le da al ponente un motivo para escribir también unas líneas propias que acompañen a la imagen.
Correo 2: el recordatorio sin resultar pesado
Dos o tres semanas antes del evento, merece la pena un único recordatorio breve a todos los que aún no han publicado. El truco: aporta una nueva ocasión y por eso nunca suena a reproche.
Un apunte rápido: el programa ya está online y los primeros ponentes han compartido sus anuncios. Si todavía quieres anunciar tu intervención, tu enlace del badge de antes sigue funcionando: [ENLACE DEL BADGE] Empezamos en tres semanas, ¡nos alegra contar contigo!
Rara vez hace falta más que este único recordatorio. Con los ponentes que os importan y que todavía no han publicado, un mensaje personal en la última semana hace más que cualquier otro correo masivo.
El calendario de un vistazo
- Con la confirmación: el enlace del badge en el correo de confirmación, mientras dura la ilusión.
- En el lanzamiento del programa: cuando el programa se hace público, llega la segunda ocasión natural. Quien publica ahora remite a algo concreto.
- Dos o tres semanas antes: el único recordatorio, ver el bloque de arriba.
- Última semana: un mensaje personal solo a las voces más importantes que aún faltan.
Para expositores y equipos de stand funciona el mismo flujo con la plantilla Estaremos allí, solo que el enlace va a las listas de distribución del equipo. El plan de campaña completo alrededor lo aporta la guía para promocionar vuestro evento.
Tres cosas que os podéis ahorrar
- Textos de publicación impuestos. Doce publicaciones idénticas con el mismo texto parecen una campaña y no doce recomendaciones. Mejor dad un esquema y dejad el texto libre.
- La gran lista en CC. Ante una petición que va visiblemente a veinte personas, nadie se siente responsable. Una a una o por CCO, aunque sea el mismo texto.
- La petición el día del evento. Los anuncios necesitan margen para hacer efecto. El día mismo, la mejor petición es la de una publicación del día, y después del evento toma el relevo el seguimiento.
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Preguntas frecuentes
- ¿Deberíamos enviar a los ponentes un texto de publicación ya hecho?
- Un esquema, sí, pero desaconsejamos el texto cerrado. Cualquier lector del feed reconoce doce publicaciones palabra por palabra como una campaña, y el efecto de una recomendación personal se pierde. Mejor: el badge más una frase que sugiera sobre qué podría escribir la persona, es decir, su propio tema.
- ¿Qué pasa con los ponentes que apenas están activos en LinkedIn?
- No presionéis, pero ofreced el badge de todos modos. Quien publica poco suele tener contactos especialmente atentos, y ahí una sola publicación cala con fuerza. Y algunos prefieren compartir la imagen en el Slack de la empresa o en el boletín, y eso también es alcance ganado.
- ¿Cuántos recordatorios están bien?
- Un correo masivo como recordatorio, y después solo mensajes personales a cada uno. El límite se alcanza antes de que alguien se sienta presionado, porque esas mismas personas deberían volver a confirmar el año que viene.
- ¿Necesitamos incentivos para que los ponentes publiquen?
- Normalmente no, la propia intervención es el incentivo: a los ponentes les gusta enseñar dónde hablan. Si aun así la frecuencia se queda baja, casi siempre se debe al esfuerzo o al momento de la petición, y ambas cosas se pueden arreglar sin sortear nada.