Vuestro evento crece en las redes de vuestros invitados

La mayoría de los organizadores promociona su evento allí donde tiene el control: en su propia página de LinkedIn, en el boletín, en la web. Eso es correcto y aun así tiene un límite. Una página de empresa alcanza de forma orgánica solo a una parte de sus propios seguidores, y esos seguidores son en su mayoría personas que ya conocen el evento de todos modos. Quien publica solo en su propio canal habla sobre todo con el público de ayer.

Las publicaciones desde perfiles personales funcionan de otra manera. Llegan a las compañeras, clientes y conocidos de quien las escribe, es decir, a personas que seguramente nunca han oído hablar de vuestro evento. Y llevan algo que ningún anuncio puede comprar: la recomendación de una persona en quien se confía profesionalmente. Cuando una desarrolladora publica que va a hablar en una conferencia, para su red eso no es marketing. Es una noticia de alguien a quien conoce.

La animación de abajo muestra el mecanismo. Un ponente publica su badge, y la publicación llega primero a sus contactos directos. Una parte de ellos reacciona, comenta o felicita. Aquí empieza la segunda fase: con cada reacción, más personas ven la publicación, también contactos de quienes reaccionan que no están conectados con el ponente en absoluto.

Para vosotros como organizadores eso significa: no tenéis que poseer estas redes para llegar a ellas. Solo tenéis que procurar que vuestra gente tenga algo que le apetezca publicar. Si diez ponentes anuncian su intervención, vuestro evento habla en diez redes a la vez, y a través de las reacciones entra en redes de segundo grado que ninguno de vosotros podría dirigirse jamás.

Cuánto supone esto solo se puede mostrar con seriedad como un cálculo de ejemplo, porque cada evento es distinto. Por eso el cálculo siguiente trabaja con supuestos deliberadamente contenidos, que podéis sustituir en cualquier momento por vuestras propias cifras.

Tomemos una conferencia profesional de tamaño medio: diez ponentes y quince personas de los equipos de stand de vuestros expositores publican un badge. A los invitados los dejamos fuera del todo, aunque justo ellos suelen ser la mayoría. Contemos 600 contactos por persona y supongamos que solo uno de cada veinte contactos ve de verdad la publicación.

Cerca de 750 personas alcanzadas a partir de 25 publicaciones, bajo supuestos prudentes. Para comparar: una página de evento con 1.500 seguidores, suponiendo que su publicación llega a uno de cada treinta seguidores, alcanza a unos 50 lectores. Esto no se debe a que vuestra gente escriba mejor que vosotros. Se debe a que 25 emisores con 600 contactos cada uno abarcan juntos una superficie de 15.000 contactos, mientras que vuestro canal siempre tiene solo su propia lista de seguidores.

Dos propiedades hacen que este alcance valga más que su mera cifra. Primero, es casi por completo nuevo: los contactos de vuestros ponentes apenas se solapan con vuestros seguidores. Segundo, viene con contexto: en cada publicación está el mensaje «yo, una persona de tu campo profesional, voy a ir», y es esa nota personal la que se lee.

Y el cálculo termina en la primera fase. En cuanto las publicaciones reúnen reacciones, entra en juego el efecto de segundo grado de la animación, y algunas publicaciones llegan bastante más lejos. No deberíais contar con ello, pero aun así podéis alegraros.

Si la palanca es tan grande, ¿por qué no la usa cada evento? Porque publicar es trabajo. Quien quiere anunciar su intervención necesita una imagen que quede bien, el nombre del evento, la fecha, quizá el logotipo. Muy pocos ponentes se montan un gráfico para eso, y un PDF con un paquete de logotipos que les llega por correo rara vez lo mejora. El resultado ya lo conocéis: tres de cada diez publican algo, el resto se lo propone en firme.

Aquí es donde entra el badge. Diseñáis una vez un motivo con el aspecto de vuestro evento y enviáis un enlace. Vuestros ponentes y equipos de stand lo abren, colocan su foto y su nombre y en pocos minutos tienen una imagen que merece la pena publicar, sin cuenta y sin trabajo de diseño. Aquel «tendría que hacerlo algún día» se convierte en un paso de dos minutos. Cómo elevar aún más la tasa, por ejemplo con el momento adecuado y un buen correo de invitación, lo muestra el playbook para activar a los ponentes.

1. Diseñad un badge con el aspecto de vuestro evento, lo más rápido a través de las plantillas ya listas.
2. Enviad a vuestros ponentes el enlace junto con la confirmación, así el anuncio pasa a formar parte del curso natural. Para los expositores funciona igual con la plantilla «Estaremos allí».
3. Repartid las publicaciones a lo largo de las semanas previas al evento, así se mantiene presente en el feed de forma continua. El calendario completo para eso lo da la guía para promocionar vuestro evento.
4. Después del evento dais la vuelta al efecto una vez: un certificado de asistencia da a vuestros invitados un segundo motivo para publicar sobre el evento.