Promocionar un evento en LinkedIn: la guía para organizadores

El alcance en LinkedIn rara vez nace de una sola publicación. Se construye a lo largo de semanas, porque los mismos nombres y el mismo tema aparecen una y otra vez en el feed de las personas adecuadas. Por eso empezad pronto. Un buen punto de partida está unas seis semanas antes de la fecha, con un primer anuncio sencillo, al estilo save the date: fecha, lugar y de qué va. Para eso todavía no necesitáis el programa completo.

En cuanto los nombres estén cerrados, el propio programa se convierte en contenido. En vez de meter a todos los ponentes de golpe en un gráfico abarrotado, los presentáis uno tras otro, una persona por publicación, con una frase sobre por qué su tema merece estar en el escenario. Etiquetad a la persona en la publicación. Así su red ve el anuncio, comenta y comparte, y llegáis a gente que nunca habría seguido vuestro propio canal.

En paralelo, merece la pena crear la cita como evento en la propia LinkedIn. Quien confirma recibe un recordatorio automático, y a esas personas podéis dirigiros más adelante de forma específica. Id creando además algo de expectativa: una imagen del lugar, una pregunta que se responderá en el escenario, un primer punto del programa que ya adelantáis. Cada una de estas publicaciones es un punto de contacto más.

Todo lo anterior pasa por vuestros propios canales y os cuesta tiempo. La palanca de mayor efecto está en otra parte: en las personas que os acompañan. Cada ponente tiene una red, y cada expositor también, y ningún anuncio llega a esas redes con la credibilidad de la propia persona. La única duda es cómo ponérselo fácil a la gente para que publique de verdad.

Para eso están los badges que se pueden compartir. Diseñáis una vez un badge con el estilo de vuestro evento, con logo, título, fecha y vuestros colores. Después solo enviáis un enlace. Quien lo abre añade su foto y su nombre y descarga la imagen terminada, lista para la siguiente publicación. Nadie tiene que crear una cuenta, y aun así no perdéis el control del diseño, porque la base viene de vosotros.

Para los ponentes está el badge de ponente, con el que anuncian que estarán en vuestro escenario. La frase adecuada ya viene con la plantilla Doy una charla en. Los invitados y expositores que solo quieren enseñar que asisten recurren a la plantilla Estaremos allí. Cada motivo está en cuadrado y en vertical para el feed, y en formato historia para canales como Instagram, de modo que hay un recorte adecuado para cada canal.

El atractivo para los participantes es real. Enseñan a su red que forman parte de una cita relevante, y vosotros ganáis alcance justo en los círculos que os interesan. Cuando queráis montar vuestro primer badge, el onboarding os lleva paso a paso por la configuración, desde el diseño hasta el enlace que enviáis.

El día del evento cambia el tono. Ahora lo que cuenta es la prueba de que aquí está pasando algo que merece verse, más que cualquier anuncio. Una sala llena, una frase potente desde el escenario, una reacción del público. Momentos así funcionan porque no están montados, y despiertan en quien no está presente una pequeña sensación de habérselo perdido.

Las publicaciones cortas y espontáneas directas desde la sala son la herramienta adecuada. Pueden ser en bruto, hechas deprisa y publicadas sin darles muchas vueltas. Pedid a vuestros ponentes e invitados que etiqueten el evento en sus propias publicaciones; quien ya tenía un badge en el feed comparte ahora con más facilidad la segunda impresión. Y encargad a una persona de vuestro equipo que ese día solo se ocupe de publicar, o la tarea se perderá entre el ajetreo. Qué momentos en directo funcionan casi siempre y cómo captarlos en segundos lo explica la página sobre publicar en directo desde el evento.

Después de un buen evento, la gente quiere enseñar que estuvo allí. La mayoría de los organizadores lo deja al azar. Envían un mensaje de agradecimiento, quizá un resumen, y luego se hace el silencio. Y eso que la semana posterior al evento es el momento en que vuestro nombre sigue presente y la red de los participantes aún está receptiva.

Un certificado de asistencia fija ese momento. Para crearlo y emitirlo, vosotros como organizadores necesitáis una cuenta gratuita; vuestros participantes no necesitan ninguna. Abren el enlace de canje, reciben una página de acreditación permanente y desde ahí añaden el certificado a su perfil de LinkedIn, en la sección Licencias y certificaciones, en el mismo sitio que un certificado de un curso. OneClickBadge abre el formulario de LinkedIn correspondiente ya rellenado, con nombre, organizador, fecha y dirección de verificación, de modo que nadie tiene que teclear nada.

La entrada en el perfil permanece de forma duradera, pero no aparece por sí sola en el feed. Quien quiera que su red se entere comparte además el certificado como publicación propia. Solo entonces vuelve a aparecer vuestro evento, esta vez con el peso de una acreditación oficial.

Es importante qué es un certificado así y qué no. Es vuestra acreditación como organizadores de que alguien participó, un certificado de asistencia como es habitual en muchos sectores. LinkedIn solo aporta la función y la sección del perfil. Por debajo, en su forma alojada, hay un Open Badges 2.0. Esto significa que el certificado se puede comprobar a través de una dirección fija en la web, funciona con la menor cantidad posible de datos personales y se puede revocar si hiciera falta.

No todos los canales hacen lo mismo, ni todos cuestan igual. Este resumen ordena para qué sirve cada uno y cuánto esfuerzo lleva detrás.

Perfiles personales. El canal de mayor alcance en LinkedIn, porque las publicaciones de personas se propagan más que las de una página. Para qué: cercanía y confianza, conversaciones reales. Esfuerzo bajo cuando lleváis con vosotros a vuestro equipo y a vuestros ponentes y no cargáis con todo solos.

Página de empresa. La dirección oficial de vuestro evento, útil como punto de referencia fiable y para el archivo. Para qué: seriedad y un lugar al que podéis enlazar. Esfuerzo bajo, aunque el alcance orgánico suele quedarse contenido.

Publicaciones individuales. El formato para presentar a vuestros ponentes, para los resúmenes y para los momentos del día. Para qué: construir atención con el tiempo. Esfuerzo medio, porque hace falta algo nuevo con regularidad, eso sí, sin presupuesto alguno.

La función de eventos de LinkedIn. Un lugar propio para las confirmaciones, con recordatorio automático a todos los que han confirmado. Para qué: reunir interés y dirigiros directamente a los participantes. Esfuerzo bajo al montarlo, aunque después deberíais aprovechar de verdad ese grupo de personas que han confirmado.

Anuncios de pago. La única palanca aquí que cuesta dinero. Para qué: llegar de forma dirigida a nuevos públicos que aún no os conocen. Esfuerzo de medio a alto, merece la pena sobre todo cuando al final hay una entrada o un cierre de venta que sostiene el gasto.

Unos cuantos patrones se repiten una y otra vez, y cuestan visibilidad de forma notable. El error más común es empezar demasiado tarde. Quien publica por primera vez tres días antes ya no tiene tiempo de dejar que la construcción haga efecto. Casi igual de extendido es publicarlo todo solo desde la página de empresa. El alcance de una página es limitado, y la voz de las personas concretas llega más lejos.

Un consejo muy repetido tiene que ver con el enlace de inscripción: algunos equipos lo ponen en el primer comentario y no directamente en la publicación, dando por hecho que así el alcance de la publicación aumenta. Si eso os funciona mejor depende del objetivo y del público, así que probad las dos variantes. Evitad además un muro de hashtags. Unos pocos y bien elegidos bastan, el resto solo genera ruido.

Y luego está el error que solo se nota después: no preparar nada que otros puedan compartir. Si vuestros ponentes quieren anunciar que intervienen pero tienen que montarse ellos mismos un gráfico, lo harán muy pocos. Dadles un badge listo y un enlace, y la buena intención se convierte en publicaciones reales. Lo mismo vale para el seguimiento. Sin un certificado que se añade con un clic, el momento posterior al evento se desvanece.