Después del evento, en LinkedIn empieza vuestro tiempo de antena
La mayoría de los organizadores deja de emitir en cuanto se marcha el último invitado, y justo entonces empieza la ventana más agradecida: todas las personas implicadas siguen pensando en el evento, las fotos aún están en el móvil y ya no hay que convencer a nadie de que venga. Esta guía es la parte 2 de nuestro playbook de eventos. La parte 1, promocionar el evento antes, termina el día del evento; aquí tratamos todo lo que viene después.
El calendario: del día 0 al día 14
El seguimiento rara vez fracasa por falta de ideas y casi siempre porque nadie ha fijado quién publica qué y cuándo. El plan de abajo es una base sobria de cinco publicaciones bien colocadas en dos semanas. Crece con vuestro evento: cuanta más gente subió a vuestro escenario, más agradecimientos a los ponentes le corresponden.
| Cuándo | Publicación | Lo que importa |
|---|---|---|
| Día 0, por la noche | Publicación de agradecimiento con la mejor foto del día | Corta y cálida, sin balance. El momento cuenta más que cualquier cifra |
| Día 1 a 2 | Enviar los certificados a todos los asistentes | El enlace sale por correo mientras el recuerdo sigue vivo |
| Día 2 a 4 | Agradecimiento a los ponentes, uno a uno o en serie | Etiquetar a cada persona por su nombre, un momento concreto por persona |
| Día 4 a 7 | Publicación de resumen con las ideas clave | La estructura, más abajo. Las tres conclusiones más fuertes sostienen la publicación |
| Día 7 a 14 | Compartir material y mirar hacia delante | Diapositivas, grabación o álbum de fotos, además de la fecha de la próxima edición |
La publicación de resumen: la de vida más larga
El resumen se sigue leyendo meses después, cuando alguien investiga vuestro evento. Por eso vale la pena la estructura: un momento concreto como entrada, las dos o tres conclusiones que el evento representó, un agradecimiento a los ponentes y una mirada al futuro. Con un «¡Qué gran evento!» más un collage de fotos, ese espacio lo estáis regalando.
El armazón ya listo para copiar, la frase de entrada adecuada y los errores de resumen más habituales los hemos reunido en una página propia: la publicación de resumen con plantilla.
Agradecer a los ponentes con efecto más allá de vuestro canal
Agradecer a los ponentes no es un ejercicio de cortesía, es la parte de mayor alcance del seguimiento. Si etiquetáis a un ponente por su nombre y mencionáis un momento concreto de su intervención, hay buenas probabilidades de que reaccione o comparta la publicación. Así la publicación llega a su red, es decir, al público que debería conocer vuestro próximo evento. Por qué este mecanismo es mucho más potente que cualquier publicación de vuestro propio canal lo calcula el artículo sobre el efecto de red en el marketing de eventos.
Dos reglas de oficio: agradeced de una en una o en grupos pequeños, porque en una lista de veinte nombres cada etiqueta se diluye. Y dejad un día de aire entre las publicaciones de agradecimiento, así cada una sostiene por sí sola.
El certificado: la publicación que vuestros asistentes escriben por vosotros
La palanca infravalorada del seguimiento está en los canales de vuestros invitados. Un certificado de asistencia con el aspecto del evento le da a cada persona un motivo para publicar ella misma sobre su asistencia o para añadir la credencial a su perfil, visible para toda su red. Para eso enviáis exactamente un correo con un enlace, el resto lo hacen los asistentes por su cuenta.
El momento no está arriba en el día 1 a 2 por casualidad: poco después del evento la tasa de canje es más alta, y cada entrada en un perfil prolonga vuestra visibilidad mucho más allá de las dos semanas del calendario.
Para terminar: preparar la próxima edición mientras todos miran
El seguimiento termina, en el mejor de los casos, con una mirada al futuro. Cuando la fecha de la próxima edición está fijada, le corresponde ir en la última publicación de la serie, porque nunca vuelve a ser tan alta la atención por vuestro formato como ahora. En lo técnico, este es el momento para la función de copia: duplicáis el evento, cambiáis la fecha y los badges de la próxima edición están listos con el mismo aspecto; el certificado lo creáis de nuevo en la copia con la misma plantilla.
Con eso se cierra el círculo hasta la parte 1: la fase de promoción del próximo evento empieza mejor antes de que el seguimiento del anterior se haya apagado del todo.
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Preguntas frecuentes
- ¿Con qué rapidez tras el evento debería estar la primera publicación?
- La misma noche o al día siguiente. La publicación de agradecimiento vive de la inmediatez, puede estar sin pulir y no necesita balance. Todo lo analítico tiene su mejor sitio en el resumen, unos días más tarde.
- ¿Y si no tenemos buenas fotos del evento?
- Aun así el seguimiento se sostiene: el resumen vive de las conclusiones, el agradecimiento a los ponentes de las etiquetas, y el certificado funciona sin ninguna foto del evento. Para la próxima edición vale la pena asignar a una persona en concreto a captar momentos.
- ¿El seguimiento va en la página de empresa o en los perfiles personales?
- En ambos, con un reparto claro de papeles: la página de empresa lleva el resumen y el material como referencia que se encuentra de forma permanente, y los perfiles personales del equipo llevan el agradecimiento y el agradecimiento a los ponentes, porque las publicaciones personales llegan a más gente. El contenido puede solaparse sin problema.
- ¿Merece la pena el seguimiento también en eventos pequeños?
- Justo ahí. Con treinta invitados conocéis a casi todos en persona, así que el agradecimiento y el resumen resultan más personales. Y el certificado funciona con independencia del tamaño, el esfuerzo con diez asistentes es el mismo que con quinientos: un correo con un enlace.